Steuerberatung, die weiterdenkt.

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.