„Das Vertrauensverhältnis zur Kanzlei bleibt nach wie vor bestehen und es ist gut zu wissen, dass man jederzeit kompetente Antworten erhält.“

Herr Eichin Sie sind digital affin – was hat Sie an der digitalen Arbeitsweise von Meier + Kröhnke besonders überzeugt? Also grundsätzlich ist es großartig, dass die Kanzlei überhaupt digital aufgestellt ist. Es ist leider heutzutage noch nicht selbstverständlich, dass Kanzleien diesen Standard erfüllen. Viele andere Kanzleien sind da weniger fortschrittlich. Besonders schätze ich als Mandant – und zugleich auch als Geschäftspartner – die Möglichkeit, Dokumente einfach per Smartphone hochladen zu können. Die zuständigen Kolleginnen oder die Sachbearbeitung erhalten die Unterlagen direkt und können dann die Steuererklärung unkompliziert weiterverarbeiten.

Solche digitalen Prozesse sind auch bei neuen Mitarbeitern sehr hilfreich: Es gibt Formulare, die man entweder gemeinsam ausfüllen oder als Link direkt an die Person senden kann – eine praktische Lösung, die ich sehr schätze. Diese Vorgehensweise erinnert mich an ein Tool, das wir selbst nutzen und das ich Herrn Meier vorgestellt habe: FlixCheck. Dieses Tool vereinfacht die Kundenkommunikation und ich finde es großartig, dass wir uns über solche Lösungen austauschen. Mittlerweile wird dieses Tool auch intern in der Kanzlei genutzt, was für mich ein Zeichen einer Partnerschaft auf Augenhöhe ist.

Die Kanzlei beschäftigt sich intensiv mit Digitalisierung, was ich sehr positiv finde. Es gibt Menschen, die behaupten, dass all diese digitalen Neuerungen wenig bringen, aber wir sind uns hier einig, dass Technologie dort sinnvoll eingesetzt wird, wo sie einen Mehrwert bietet. Natürlich kann sie nicht alles ersetzen, aber wenn sie den Kunden hilft, ist das ein Gewinn. Die Kanzlei bleibt am Puls der Zeit und setzt neue Entwicklungen gezielt um – eine Dynamik, die ich sehr schätze. Das liegt sicher auch daran, dass, ähnlich wie bei uns, eine neue Generation heranwächst. Unsere Geschäftsbeziehung besteht schon seit vielen Jahren, einst zwischen meinem Vater und dem Vater von Herrn Max Meier. Heute führen die junge Generation und wir diese Partnerschaft mit vielen neuen Ideen fort und man spürt deutlich, dass wir auf einer Wellenlänge sind.

Ihre Familie ist schon seit vielen Jahren Mandant – was hat sich in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei am meisten verändert? Wir starten zunächst damit, was sich nicht verändert hat. Das Vertrauensverhältnis zur Kanzlei bleibt nach wie vor bestehen und es ist gut zu wissen, dass man jederzeit kompetente Antworten erhält. Was sich hingegen verändert hat, ist die Abwicklung durch digitale Tools, aber vieles ist auch konstant geblieben, was wir als positiv empfinden. Die Hauptansprechpartner sind seit Jahren dabei, was Kontinuität schafft. Wir nehmen die Kanzlei so wahr, dass sie langjährige Mitarbeiter beschäftigt – was heutzutage keine Selbstverständlichkeit ist.

Veränderungen sehen wir in diesem Fall durchweg positiv, da digitale Lösungen und Prozessverbesserungen eingeführt wurden, ohne dass bewährte Ansätze verloren gehen. Gerade bei Steuerberatern hört man ja oft das Vorurteil, dass sie überlastet sind und keine Zeit haben, was oft zu langen Wartezeiten auf Antworten führt. Das trifft hier jedoch nicht zu, was uns sehr freut. Wir erhalten stets zeitnah Rückmeldungen und müssen nicht hinterhertelefonieren, wie es bei anderen Kanzleien häufiger vorkommen soll. Diese Kommunikation funktioniert hier reibungslos.

Was schätzten Sie am meisten an der Zusammenarbeit mit dem gesamten Team? Am meisten schätzen wir die Freundlichkeit und die hohe Kompetenz – sowohl fachlich als auch in der Kommunikation – und wie bereits erwähnt, die schnellen Antworten. Man kann sich darauf verlassen: Wenn man eine Anfrage stellt oder ein Anliegen hat, erhält man zeitnah eine fundierte Rückmeldung. Das ist heutzutage keine Selbstverständlichkeit, egal in welchem Arbeitsbereich. In unserer Branche, der Versicherungsvermittlung, erleben wir es oft, dass Anfragen an Versicherungsgesellschaften erst spät oder nach mehrmaliger Erinnerung beantwortet werden müssen. Umso mehr schätzen wir es, dass wir hier in der Zusammenarbeit auf eine direkte und zeitnahe Kommunikation zählen können.

Das zieht sich bei der Kanzlei durch alle Bereiche: sei es Frau Michel in der Lohnbuchhaltung, die unsere Löhne betreut, oder die Bearbeitung der privaten Steuererklärung. Auch bei Fragen an Herrn Meier oder Herrn Kröhnke erhalten wir immer kompetente und pünktliche Rückmeldungen.

Welche digitalen Tools nutzen Sie selbst in Ihrem Alltag als Versicherungsmakler? Mhm, eines der Tools, das ich bereits erwähnt habe, ist FlixCheck. Ein weiteres, das uns eine große Arbeitserleichterung gebracht hat, ist „DATEV Unternehmen online“, das wir ebenfalls über die Kanzlei nutzen. Dieses Tool war für uns ein echter Game-Changer. Wenn ich daran denke, dass wir früher – als Familienunternehmen – regelmäßig den Steuerordner persönlich zur Kanzlei bringen mussten, ist es heute eine enorme Erleichterung, dass dies der Vergangenheit angehört. Heute übermitteln wir alle Belege per E-Mail oder laden sie einfach über Scan- und Upload-Funktionen direkt in das System der Kanzlei. „DATEV Unternehmen online“ bietet uns nicht nur die Möglichkeit, Belege zu übermitteln, sondern auch Überweisungen und Zahlungen direkt vorzunehmen und Kennzahlen einzusehen – etwas, wofür wir sehr dankbar sind.

Daneben haben wir auch andere Tools im Einsatz. Als Versicherungsmakler nutzen wir ein Bestandsführungstool namens „Insurance“, ein modernes, cloudbasiertes Maklerverwaltungsprogramm, das jedoch sehr branchenspezifisch ist. Außerdem setzen wir Loom ein, ein hervorragendes Tool, um Videobotschaften aufzunehmen. Loom ermöglicht es uns, unsere Kommunikation für die Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Besonders hilfreich ist es bei komplexeren Themen, für die wir keinen direkten Termin haben. Früher hätten wir dafür lange E-Mails geschrieben, die der Kunde dann womöglich ausdrucken und sich mühsam durchlesen musste. Mit Loom kann ich hingegen meinen Bildschirm und ein kleines Bild von mir selbst aufzeichnen, während ich dem Kunden etwas erkläre und zeige, beispielsweise PDFs oder andere Informationsmaterialien. Der Kunde erhält dann einfach einen Link zur Videobotschaft – viel persönlicher und anschaulicher als eine lange E-Mail.

Diese Tools sind einige der wichtigsten, die uns spontan einfallen. Was wir ebenfalls täglich nutzen und nicht vergessen dürfen, ist ChatGPT, die künstliche Intelligenz. Über eine Schnittstelle in unserem Maklerverwaltungsprogramm können wir das Tool flexibel einsetzen – sei es, um Texte umzuformulieren oder Rechtschreibfehler zu korrigieren. Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt und wir nutzen sie sicherlich auch häufiger im Arbeitsalltag.

Zudem verwenden wir ein Passwort-Tool, 1Password, das vieles zum Positiven verändert hat. Wenn ich daran denke, dass wir früher mit einer Excel-Liste gearbeitet haben, in der alle Passwörter vermerkt waren, ist das heute eine deutliche Verbesserung. Das sind so jetzt mal die wichtigsten Tools, die wir im Einsatz haben.

Gibt es einen Bereich, in dem Sie sich noch mehr Digitalisierung in der Steuerberatung wünschen würden? Ich überlege gerade, da ich nicht immer alles komplett selbst mache. Aber eigentlich, nein – durch DATEV sind nahezu alle Prozesse bereits digital abgebildet. Wenn ich überlege, wo es heute noch manuelle Prozesse gibt, fällt mir eigentlich fast nichts ein. Und wenn es doch einmal etwas zu kommunizieren gibt, läuft das standardmäßig über E-Mail, was ja auch digital ist. Das funktioniert hervorragend, weil wir feste Ansprechpartner haben und wissen, dass unsere Anliegen nicht untergehen, sondern bearbeitet werden – wie schon zuvor erwähnt. Also, ich kann wirklich nicht sagen, dass uns etwas fehlt oder dass wir etwas vermissen würden.

Wie sieht für Sie die „Steuerberatung der Zukunft“ aus? Vielleicht könnte in der Kommunikation oder bei bestimmten Prozessen noch der eine oder andere Schritt digitalisiert werden. Aber für uns ist es dabei besonders wichtig, dass der persönliche Draht nicht verloren geht. Wir möchten uns gut und persönlich aufgehoben fühlen, die Menschen hinter den Prozessen kennen und wissen, mit wem wir es zu tun haben. Das ist uns ebenso wichtig wie die digitale Technik. Auch wir nutzen digitale Lösungen, aber die persönliche Beratung wollen wir unseren Kunden keinesfalls vorenthalten. Es geht nicht darum, sie zu ersetzen, sondern zu kombinieren. So heben wir uns von denjenigen ab, die alles nur noch digital abwickeln.

Wir sind von der hybriden Variante überzeugt und glauben, dass dies der richtige Weg ist – vor allem in der Steuerberatung, die sehr komplex ist. Ich kann mir nicht vorstellen, dass irgendwann alles nur noch digital ablaufen könnte. Oft sind individuelle Lösungen notwendig, da es nicht immer Standardfälle sind. Da muss man manchmal persönlich zusammensitzen oder zumindest Online-Termine nutzen, um gezielt auf die Bedürfnisse einzugehen.

Natürlich weiß ich nicht, welche grundlegenden Änderungen die Zukunft bringen könnte. Ich hoffe jedoch, dass sie Vorteile bieten und nicht zum Nachteil werden. Doch wenn die Kommunikation durch digitale Tools schon auf einem sehr hohen Niveau ist und die persönliche Komponente erhalten bleibt, gibt es kaum noch viel zu optimieren.

Was war für Sie der spannendste Fall in der Zusammenarbeit mit Meier + Kröhnke? Der spannendste Fall? Hm, da muss ich sagen, dass mir zum Glück nichts wirklich nervenaufreibendes oder problematisches einfällt. Das zeigt eigentlich, dass die Arbeit hier sehr gut gemacht wird. Selbst Betriebsprüfungen laufen geräuschlos ab, was sehr positiv ist. Auch in der Zusammenarbeit mit Versicherungen gibt es natürlich gelegentlich Schadensfälle, aber auch hier läuft die Kommunikation reibungslos. Herr Meier könnte dazu sicher noch mehr sagen, doch aus meiner Sicht ist es immer eine gute Zusammenarbeit.

Natürlich stehen auch wir manchmal Herausforderungen gegenüber, besonders gegenüber den Versicherern. In solchen Fällen versuchen wir stets, das Beste für den Kunden herauszuholen, auch wenn es nicht immer einfach ist. Was die spannendsten Fälle betrifft, könnte mein Vater da sicher mehr erzählen – er hat ja über Jahrzehnte hinweg viel mehr Erfahrungen gesammelt.

Wie wichtig ist es für Sie, einen Steuerberater zu haben, der Ihre digitale Arbeitsweise versteht? Das ist auf jeden Fall wichtig, denn es zeigt, dass man grundsätzlich die gleiche Einstellung und eine ähnliche Arbeitsweise hat. Man ist auf der gleichen Wellenlänge. Wenn man eine veraltete Arbeitsweise hätte und sich vor neuen Wegen verschließen würden, würde das auch viel über die Philosophie und die Einstellung der Firma aussagen.

Schließlich gilt ja: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Deshalb finde ich es sehr wichtig, dass man in eine ähnliche Richtung geht, auch wenn man aus völlig unterschiedlichen Branchen kommt. So kann man sich auf Augenhöhe begegnen und gemeinsam weiterentwickeln. Wenn einer von beiden in der Zeit stehen bleiben würde und sich vor Veränderungen drücken würde, würde sich das negativ auf die Zusammenarbeit auswirken.

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, was Ihr Vater zu der heutigen digitalen Steuerberatung gesagt hätte? Grundsätzlich denke ich, dass Veränderungen oft schwieriger werden, je älter eine Person ist – auch wenn es natürlich Ausnahmen gibt. Aber wenn ich ihm gleichzeitig erkläre, welche Vorteile die Veränderungen mit sich bringen, wäre er sicher begeistert und würde sie gutheißen. Wahrscheinlich ist er in erster Linie froh, dass er jetzt selbst nicht mehr direkt damit zu tun hat, denn es wäre für ihn wieder eine Umstellung in der Arbeitsweise. Doch zu hören, dass es vorangeht, gibt ihm sicherlich ein gutes Gefühl, da er weiß, dass Entwicklungen nicht immer negativ sind, sondern auch echte Vorteile bringen können.

Was sind die größten Herausforderungen, die Sie als digitaler Versicherungsmakler haben – und wie hilft dir die Kanzlei dabei? Eine größere Herausforderung sehe ich darin, dass es heute oft schwierig ist, Rückmeldungen zu erhalten und Vorgänge bearbeitet zu bekommen, da fast überall Fachkräftemangel herrscht. Zwar kann die Kanzlei da direkt nicht helfen, aber wir sind froh, dass dieser Mangel dort selbst kein Problem ist. Andernfalls wäre das ein zusätzlicher Belastungsfaktor, wie wir ihn bei vielen anderen Dienstleistern und Gesellschaften erleben, wo Unterbesetzung oft zu langen Wartezeiten führt. Die Kanzlei gibt uns da wertvolle Unterstützung und bietet einen verlässlichen Service, den wir bei Versicherern manchmal vermissen.

Klar, das Thema wird auch weiterhin eine Herausforderung bleiben, besonders wenn es darum geht, neue Zielgruppen wie junge Menschen über Social Media anzusprechen. Wir freuen uns außerdem, dass über die Kanzlei gelegentlich Geschäftskontakte vermittelt werden, was uns hilft, uns zunehmend in Richtung Firmenkunden zu orientieren. Die Kanzlei hat Kontakt zu vielen Mandanten, darunter Grenzgänger in die Schweiz oder gewerbliche Kunden, die auch zu uns passen könnten. Wir schätzen es sehr, wenn sich aus Gesprächen mögliche Empfehlungen ergeben, da die Kanzlei unsere Arbeitsweise kennt und wir so manchmal weiterempfohlen werden. Diese Kontakte bekommen wir heute bereits hin und wieder und würden uns freuen, wenn das weiterhin der Fall ist.

Wie sieht für Sie der perfekte Mix aus Künstlicher Intelligenz und persönlicher Beratung in der Zukunft Ihrer Branche aus? Ich denke, es ist wichtig, neue Technologien als Hilfsmittel zu betrachten, die unseren Alltag unterstützen, ohne Arbeitskräfte oder die persönliche Beratung zu ersetzen. Sie sollten so eingesetzt werden, dass sie die tägliche Arbeit erleichtern. Ich glaube, wir alle können noch viel lernen, denn es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten, an die man vielleicht noch gar nicht denkt. Diese Entwicklungen kamen sehr schnell und die Möglichkeiten sind enorm.

Ein Beispiel: Wir könnten theoretisch ein komplexes Dokument – vielleicht 100 Seiten Kleingedrucktes – in ChatGPT hochladen, einen Schadensfall beschreiben und herausfinden, ob der Schaden versichert ist. Das ersetzt uns nicht, aber es spart Zeit, die wir sonst mit der Suche nach dem passenden Abschnitt verbringen würden. Solche Tools können eine große Unterstützung sein, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden. Doch die Technologie ist noch jung und wir müssen erst Erfahrungen sammeln.

Was war der überraschendste Weg, auf dem Ihnen Technologie geholfen hat, ein Problem zu lösen, von dem Sie nie gedacht hätten, dass es digital lösbar ist? FlixCheck hat bei uns am meisten verändert, denn ich habe mich schon lange gefragt, wie ich Informationen von Kunden effizienter einholen kann. Früher schrieb ich dem Kunden eine E-Mail mit einer Liste von Punkten – zum Beispiel „1, 2, 3, 4, diese Infos brauche ich von dir.“ Je nach Kunde erhielt ich dann entweder alle Infos oder nur teilweise und oft nicht in der Form, die ich für meine Arbeit gebraucht hätte.

FlixCheck hat hier viel vereinfacht, indem es ermöglicht, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen. Diese Formulare können Pflichtfelder und dynamische Antworten enthalten, bei denen je nach Antwort weitere Fragen erscheinen. Dazu kommt noch die Funktion, digitale Unterschriften einzuholen, was vieles vereinfacht hat. Wenn ich darüber nachdenke, wie das früher lief: Mein Vater hatte das Dokument ausdrucken, die Stellen für die Unterschrift mit Textmarker markiert, einscannen und dann dem Kunden schicken. Der Kunde druckte es aus, unterschrieb, scannte es wieder ein und schickte es zurück.

FlixCheck hat die Kundenkommunikation auf ein ganz neues Level gehoben – sei es für digitale Unterschriften oder um Informationen klar und effizient zurückzubekommen. Das ist wirklich eine Erleichterung.

Was war der Moment, in dem Sie gemerkt haben: „Okay, die Digitalisierung ist für mich kein nettes Add-on, sondern absolut essenziell“? Ehrlich gesagt, gab es für mich nicht diesen einen Moment – die Grundeinstellung war von Anfang an da. Vielleicht hat das auch mit meinem Alter zu tun. Mit 39 bin ich zwar nicht mehr der Jüngste, aber ich bin in einer Zeit aufgewachsen, in der man die technologische Entwicklung miterlebt hat, vom Smartphone bis Google. Das macht es einfacher, mit neuen Technologien umzugehen.

Unsere Einstellung zur Digitalisierung war von Anfang an positiv, wir mussten nicht erst von extern überzeugt werden, dass dies der richtige Weg ist. Allerdings war es uns immer wichtig, dass neue digitale Lösungen wirklich zu unseren Prozessen passen und einen echten Mehrwert bieten. Im Austausch mit anderen habe ich schon oft erlebt, dass sich einige in Spielereien verlieren – was natürlich auch Spaß machen kann. Am Ende muss die Digitalisierung jedoch Effizienz bringen.

Ich selbst war nicht immer in der Versicherungsbranche, sondern komme ursprünglich aus der Logistik, wo der Fokus sehr stark auf der Prozessoptimierung liegt. Vielleicht ist das auch ein Grund, warum wir hier immer offen für digitale Lösungen waren. Es geht darum, Prozesse zu definieren, zu dokumentieren und dann auch zu optimieren – und Digitalisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Gibt es eine digitale Entwicklung, die so rasant war, dass sie sogar Sie als „Digital-Native“ überrascht hat? Das Thema KI kam irgendwie gefühlt aus dem Nichts. Künstliche Intelligenz war vorher schon ein Begriff, den man gehört hatte, aber plötzlich war es überall präsent, vor allem seit dem Aufkommen von ChatGPT. Auch wenn KI natürlich nicht nur ChatGPT umfasst, hat dieses Tool das Thema ins Rampenlicht gerückt und in einem enormen Tempo verbreitet. Deshalb denke ich, dass es noch viel zu entdecken gibt und wir herausfinden müssen, wo KI überall sinnvoll eingesetzt werden kann.

Ein anderes Thema, das mir spontan einfällt, ist Social Media – insbesondere Entwicklungen wie TikTok. Da merke ich, dass ich vielleicht schon zur älteren Generation zähle. Facebook und Instagram sind mir vertraut, aber TikTok fällt mir schwerer, da bin ich nicht so tief im Thema. Mir ist jedoch klar, dass sich dort eine junge Zielgruppe aufhält. Solche schnellen Entwicklungen sind spannend, aber ich sage auch, dass man nicht unbedingt alles machen muss, wenn man sich damit nicht identifizieren kann.

Das sind zwei Themen, die mir einfallen: einerseits KI und andererseits Social Media.

Wie erklären Sie einem Mandanten, der immer noch auf Papier schwört, dass er in der digitalen Welt sicherer unterwegs ist als mit Aktenordnern? Ich erkläre das gern anhand von Beispielen, aber wenn jemand skeptisch gegenüber digitalen Lösungen ist, ist es oft nicht leicht, ihn zu überzeugen. Wir sehen es auch nicht als unsere Aufgabe, missionarisch tätig zu werden. Natürlich macht es Spaß, wenn jemand skeptisch war und dann überzeugt ist – etwa bei unserer Kunden-App. Besonders ältere Kunden sind oft zurückhaltend und sagen vielleicht: „Mit der App auf dem Handy? Das ist kompliziert.“ Wenn wir ihnen die App jedoch gemeinsam im Termin einrichten und zeigen, wie sie funktioniert und sie dann später eine Frage per Chat stellen und feststellen, wie gut es funktioniert, macht das Freude. Das gelingt jedoch nicht bei jedem und das ist auch in Ordnung.

Am Ende signalisieren wir unseren Kunden, dass wir flexibel sind und ihre Wünsche respektieren. Wenn ein Kunde seine Dokumente lieber auf Papier möchte, kommen wir dem gern nach. Wir möchten keine Zielgruppe – insbesondere keine Altersgruppe – ausschließen oder benachteiligen. Manche ältere Kunden haben keine E-Mail-Adresse oder möchten sich einfach nicht mehr mit digitalen Tools beschäftigen, was wir respektieren. Für diese Kunden schicken wir Dokumente per Post und holen die Unterschrift auf Papier ein.

Gleichzeitig schauen wir natürlich auf die Wirtschaftlichkeit. Wenn der Kundenstamm wächst, ist es wichtig, effizient zu arbeiten. Digitalisierung macht es möglich, diesen Service langfristig rentabel zu halten, insbesondere bei umfangreicher Betreuung.

Grundsätzlich richten wir uns immer nach den Wünschen unserer Kunden. Wir bieten sowohl digitale Beratungen online als auch persönliche Treffen vor Ort an – je nachdem, was der Kunde bevorzugt. Dabei versuchen wir, die Vorteile der digitalen Optionen schmackhaft zu machen.

Gibt es in der digitalen Welt etwas, das Sie persönlich lieber „analog“ regeln – und warum? Was mir spontan einfällt, ist der Wert persönlicher Treffen. Wenn eine Beziehung ausschließlich digital läuft, hängt es von der Art der Geschäftsbeziehung ab, ob das ausreichend ist. Man muss nicht immer jemanden persönlich sehen, aber ich finde es manchmal sehr wertvoll, sich auch mal persönlich zu treffen, um das Zwischenmenschliche zu bewahren. Das Digitale kann schließlich nicht alles ersetzen – Körpersprache, Mimik und Gestik kommen in einem persönlichen Termin viel besser zur Geltung als digital.

Deshalb schätze ich eine Mischung: nicht nur persönliche Treffen, aber auch nicht ausschließlich digital. Das fällt mir dazu ein.