„Die Zusammenarbeit mit der Kanzlei war von Anfang an eine perfekte Symbiose – sowohl in der beratenden Tätigkeit als auch im täglichen Geschäft.“

Herr Grieco, als Geschäftsführer einer Logistikfirma – was sind Ihre größten steuerlichen Herausforderungen? Unsere größten steuerlichen Herausforderungen sind vielschichtig. Als Logistikunternehmen arbeiten wir sowohl in einer operativen GmbH, die das Tagesgeschäft betreut, als auch einer Verwaltungs-GmbH. Allein hier gibt es erhebliche Unterschiede in der Komplexität und in den steuerlichen Auswirkungen, die beide die strategische Entwicklung des gesamten Unternehmens beeinflussen.

Zusätzlich bewegen wir Warenströme und Güter grenzübergreifend. Daher sind Importsteuern und Importzölle für uns tägliche Themen, die uns ständig beschäftigen.

Wie hat die Kanzlei Meier + Kröhnke Ihnen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen geholfen? Die Kanzlei Meier + Kröhnke begleitet uns seit dem ersten Tag, also seit 2014. Damals haben wir in einer sehr kleinen, bescheidenen Gruppe begonnen, mit nur einer Idee und ohne genaue Vorstellung, wie sich alles entwickeln würde. Wenn ich heute sehe, wie unser Unternehmen in den letzten zehn Jahren gewachsen ist, beeindruckt mich das sehr: Wir haben unseren Umsatz verdreifacht und die Mitarbeiterzahl vervierfacht.

Anfangs starteten wir mit einem Umsatz von rund 7 bis 8 Millionen Euro und sind heute bei knapp 24 Millionen Euro. Eine gute Finanz- und Steuerberatung ist bei solchem Wachstum unerlässlich, besonders in der Anfangszeit, wenn man noch keine eigene Infrastruktur und nicht das nötige Wissen hat. Die Zusammenarbeit mit der Kanzlei war von Anfang an eine perfekte Symbiose – sowohl in der beratenden Tätigkeit als auch im täglichen Geschäft. Ob es um die Lohnbuchhaltung oder die Unterstützung bei eingehenden Bescheiden geht, die Kanzlei steht uns zuverlässig zur Seite.

Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit der Kanzlei am meisten? Ich schätze an der Kanzlei besonders die hohe Expertise und die Art und Weise, wie das oft komplexe Thema Steuern verständlich erklärt wird. Die Inhalte werden so aufbereitet, dass sie auch für jemanden verständlich sind, der nicht aus diesem Bereich kommt – das finde ich sehr wertvoll.

Außerdem passt die Größe der Kanzlei Meier + Kröhnke ideal zu uns. Sie richtet sich an mittelgroße Unternehmen, deckt aber auch kleinere Kunden und Privatpersonen ab. Das entspricht genau der Struktur und DNA unseres Unternehmens, denn auch unsere Kundenstruktur ist ähnlich aufgebaut wie die der Kanzlei.

In der Logistik geht es um Effizienz – wie wichtig ist für Sie die Effizienz auch in der Steuerberatung? Natürlich spielt die Steuerberatung für uns eine große Rolle. Wenn wir die Steuerberatung in das operative Tagesgeschäft und die strategische Beratung aufteilen, wird das besonders deutlich. Im Tagesgeschäft ist es entscheidend, dass die Kanzlei uns unterstützt, vor allem da wir von 15–16 auf 103 Mitarbeitende gewachsen sind und im Wettbewerb um Fachkräfte stehen. Um attraktive Anreize für unsere Mitarbeitenden zu schaffen, ist es enorm wichtig, einen Partner an der Seite zu haben, der uns zeigt, was umsetzbar und realisierbar ist und was als Benchmark dienen kann. Das finden wir in der Kanzlei.

Strategisch betrachtet unterstützt uns die Kanzlei Meier + Kröhnke jährlich in unseren Gesellschafterkreisen und in der langfristigen Finanzplanung. Sie hilft uns bei Investitions- und Finanzierungsplänen und gibt wertvolle Hinweise, wenn es um mögliche finanzielle Reserven geht. Diese Punkte sind von großer Bedeutung für uns.

Haben Sie bereits von den digitalen Services der Kanzlei profitiert? Wie? Ja, in zweierlei Hinsicht: operativ und in der Führung. Operativ haben wir kürzlich eine neue Schnittstelle umgesetzt, sodass Lohndaten nicht mehr manuell hin- und hergeschickt und mühsam sowie fehleranfällig abgetippt werden müssen. Das war ein großer Schritt, der von der Kanzlei initiiert wurde und dafür bin ich sehr dankbar.

Zusätzlich gibt es Tools und Instrumente, die mir als Geschäftsführer zur Verfügung stehen, wie Kennzahlenmonitore, um die aktuelle Liquidität und Ergebnislage im Blick zu behalten. Die digitale Unterstützung ist für uns enorm wichtig, denn während wir unser Kerngeschäft zunehmend beherrschen, bleibt die Finanz- und Steuerplanung ein Bereich, in dem wir stark auf einen Partner angewiesen sind, der uns auch zukunftsgerichtet unterstützt.

Gibt es ein Steuerproblem, bei dem Ihnen die Kanzlei besonders geholfen hat? Ja, absolut. Besonders im Zusammenspiel zwischen unserer Immobilien-GmbH und der operativen GmbH war die Zusammenarbeit mit der Kanzlei wertvoll. Anfangs waren wir uns nicht sicher, welche Sachanlagen wo zugeordnet werden sollten und welche steuerlichen Auswirkungen das haben könnte. Durch die Unterstützung der Kanzlei konnten wir hier signifikante Mehrwerte generieren.

Wie wichtig ist es für Sie, einen Ansprechpartner wie Klaus D. Meier zu haben, der auf langjährige Erfahrung zurückgreifen kann? Ja, da kann ich aus persönlicher Sicht sprechen. Ich habe Klaus Meier 2018 kennengelernt, als ich zum Unternehmen stieß und wir erste Berührungspunkte hatten. Er hat für mich in vielerlei Hinsicht eine sehr wichtige Rolle eingenommen. Zum einen ist er aufgrund seiner Erfahrung jemand, der weit über die Kanzlei hinaus sehr geschätzt wird – sowohl von den Mandanten als auch von den Banken. Oft ist er die Verbindung zwischen uns als Unternehmen, der Steuerberatung und den Banken, wenn es um Finanzierungsbedarf geht. Sein Netzwerk und seine Erfahrung haben uns in diesen Situationen sehr geholfen.

Auch persönlich war er eine große Unterstützung, beispielsweise in Fragen, wie man sich als Geschäftsführer oder potenzieller Gesellschafter aufstellt – insbesondere mit Blick auf die private Situation. Gerade bei juristischen Fragen konnte er durch sein Netzwerk immer sehr gute Lösungen bieten. Wenn jemand wie Herr Meier den Raum betritt, strahlt er sofort Kompetenz aus und sobald das Gespräch ins Fachliche geht, bestätigt sich dieser Eindruck jedes Mal.

Was erwarten Sie von einer modernen Steuerberatungskanzlei? Meine Erwartung an die Steuerkanzlei – und das spüre ich bereits umgesetzt – ist, den Weg von einer eher reaktiven Haltung, bei der die Kanzlei nur bei Problemen eingreift, hin zu einer partnerschaftlichen, strategischen und vorausschauenden Beratung zu gehen. Oft stellt sich die Frage: Wo beginnt und wo endet die Steuerberatung? Für mich bedeutet moderne Steuerberatung, dass die Kanzlei uns proaktiv an die Hand nimmt, mit Empfehlungen wie „Lass das lieber, konzentrier dich auf diesen Punkt.“

Neben der strategischen Beratung erwarte ich auch, dass die Kanzlei ihre Übersetzungsfunktion beherrscht. Das heißt, mich als Mandanten auf meinem jeweiligen fachlichen Niveau abzuholen und mich in diesen Themen weiterzuentwickeln. Das ist meine Erwartung an eine moderne Kanzlei.

Welche weiteren Dienstleistungen würden Sie sich von Meier + Kröhnke wünschen? Ja, ich fände es tatsächlich hilfreich, wenn die Kanzlei noch stärker auf die internen Prozessstrukturen bei uns eingehen und Unterstützung in den Finanzprozessen anbieten könnte. Das würde bedeuten, dass sie gezielt fragt: „Wie läuft es aktuell mit euren Finanzprozessen? Wird alles korrekt gebucht, kann man etwas vereinfachen oder automatisieren?“ So könnte sich der Ansatz von „Der Mandant kommt zur Kanzlei“ in „Die Kanzlei kommt zum Mandanten“ wandeln. Vielleicht könnte sie dann auch in der Lage sein, einzelne Projekte zu übernehmen, durch die wir langfristig unsere Effizienz steigern können.

Gibt es besondere steuerliche Herausforderungen in der Logistikbranche, die sich von anderen Branchen unterscheiden? Nein, tatsächlich haben wir ähnliche Herausforderungen wie klassische Handels- oder Industrieunternehmen. Wenn wir unsere Finanzrisiken betrachten, die heute schwer abzusichern sind, stehen Währungsgeschäfte und Einfuhrumsatzsteuer-Themen im Vordergrund. Das sind unsere beiden Hauptthemen – und wie gesagt, damit sind wir nicht allein; solche Herausforderungen betreffen auch viele Industrie- und Handelsunternehmen.

Welche Steuerregelung hat Ihre Logistikprozesse am meisten beeinflusst – und wie würden Sie diese Regel mit einem Wisch auf Ihrem Tablet verändern, wenn Sie könnten? Ich muss sagen, dass das Thema Einfuhrumsatzsteuer für uns nicht nur eine Belastung ist, sondern mittlerweile auch Teil unseres Geschäftsmodells. Wenn es nur noch offene Grenzen ohne Einfuhrumsatzsteuer gäbe, würde uns auch eine gewisse Grundlage wegbrechen.

Was ich mir jedoch gerne ersparen würde, ist die zunehmende Bürokratie. Über die letzten Jahre haben wir bemerkt, dass dies eine immer größere Belastung für uns darstellt.

Wie sieht für Sie das perfekte Zusammenspiel zwischen digitaler Steuerberatung und Echtzeit-Logistikdaten aus? Ich denke, dass sich die Verbindung zu Steuerthemen in unserem Logistikgeschäft nicht so eng festlegen lässt. Betrachtet man das Thema Umsatzsteuer speziell im Bereich von Dreiecksgeschäften, gibt es heute kaum Steuerberater, die sich darauf spezialisiert haben. Das ist ein sehr großes Thema und ein enormer Beratungsbereich.

Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung könnte sein, diese Prozesse zu vereinfachen. Zum Beispiel: Ich habe einen Kunden in Frankreich, eine Lieferung über Belgien und eine Zustellung nach England – wie wird hier die Umsatzsteuer verteilt? Das sind Themen, mit denen sich heute große Beratungshäuser beschäftigen und auch für uns ist es relevant, jedoch mit begrenztem Wissen in diesem Bereich.

Wenn Sie die Zukunft der Steuerberatung in einem Logistikunternehmen mit einem einzigen Wort beschreiben müssten, welches wäre es – und warum? In einem Wort würde ich sagen: Transparenz. Transparenz in beide Richtungen. Ich glaube, das ist etwas, das zunehmend an Bedeutung gewinnt. Transparenz setzt Vertrauen voraus und das ist natürlich von zentraler Wichtigkeit.

Wie wichtig ist für Sie Transparenz in der Steuerberatung, besonders wenn es darum geht, den Überblick über zahlreiche Logistikprozesse zu behalten? Ja, absolut. Wenn man, wie wir, nahezu jährlich zweistellig wächst, mehr Personal aufbaut und mittlerweile vier Standorte in der Triregio betreibt, wachsen automatisch auch das Daten- und Zahlenvolumen. Dadurch werden die Prozesse zwangsläufig komplexer. Allein wenn ich den Budgetierungsprozess dieses Jahres mit dem vor fünf Jahren vergleiche, sehe ich einen viel höheren Detaillierungsgrad. Zwar ist er noch ausbaufähig, aber er wird immer feiner.

Mit zunehmendem Zahlenmaterial ist es wichtig, diese Daten transparent darzulegen und in enger Zusammenarbeit mit der Steuerberatung in die richtige Richtung zu lenken. Beispielsweise bei Investitionen – wie sieht eine fundierte Investitions- oder Kostenplanung aus? Die Kanzlei Meier + Kröhnke bietet uns da eine wertvolle Unterstützung und einen guten Benchmark, was für uns durch die passende Größe der Kanzlei optimal ist.