Steuerberatung, die weiterdenkt.

Seit 40 Jahren.

Auf ein Gespräch mit …

Robin Glowania und Andreas Michel

Andreas Michel und Robin Glowania sind die „Digitalisten“ der Kanzlei. Sie arbeiten papierlos und nutzen ihre iPads, um alle Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Andreas hat sich auf die Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss spezialisiert, Robin auf die Einkommensteuer. Beide stehen im engen Kontakt mit den Mandanten.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Ihr seid als die „Digitalisten“ der Kanzlei bekannt – was war die erste Software, bei der ihr dachtet: „Das ändert alles“?

Robin Glowania:
Das ist gar nicht so leicht zu beantworten, da wir viele verschiedene Tools nutzen. Das macht die Arbeit auch sehr interessant, gerade jetzt mit aktuellen Entwicklungen in Richtung künstliche Intelligenz, wie Microsoft Copilot und ChatGPT. Ansonsten gibt es einfach so viele Tools, dass ich schwer sagen kann, welches das wichtigste ist. Am Ende ist es wohl die Summe aus allem: Tools zur Strukturierung von Arbeitsabläufen und Software für Mandanten, über die sie Belege hochladen und uns Informationen mitteilen können – das wird sehr gut angenommen.

Andreas Michel:
Ja, dem kann ich nur voll und ganz zustimmen. Was mich besonders beeindruckt, ist das Zusammenspiel der verschiedenen Programme. Es ist faszinierend, wenn unterschiedliche Anwendungen und Funktionen nahtlos zusammenarbeiten und ein Gesamtpaket entsteht, bei dem die Schnittstellen reibungslos funktionieren. Wenn dann alles wie aus einem Guss wirkt, ist das für mich das, was wirklich begeistert.

Robin Glowania:
Noch ein kleiner Nachschub: Ich könnte mir gut vorstellen, dass all diese KI-Tools, mit denen wir gerade arbeiten, möglicherweise ein echter Gamechanger werden. Wir sind derzeit noch in der Ausprobierphase und vieles steckt noch in den Kinderschuhen – aber das Potenzial ist sicherlich da.

Stift und Zettel sind bei euch Geschichte – wie war die Umstellung auf die komplette Digitalisierung für euch?

Andreas Michel:
Für uns – wir sind ein junges Team – war der Einstieg in die Digitalisierung der Kanzlei relativ einfach. Der Anfang war jedoch herausfordernd, weil es so viele Bereiche gibt, in denen man ansetzen kann. Die Fragen war: Wo fängt man an? Und wo hört man auf? Man musste herausfinden, an welchen Stellen die Digitalisierung sinnvoll ist und wo sie den Prozess sogar verändern könnte. Der Umstieg selbst war unkompliziert und brauchte nur einen ersten Anschub; danach entwickelte sich das Konzept Schritt für Schritt.

Für mich persönlich war der Umstieg ebenfalls leicht, vor allem, weil das technische Know-how und die Begeisterung für das Thema bereits da waren. Die größte Herausforderung bestand darin, sowohl junge als auch ältere Mitarbeitende auf den gleichen Stand zu bringen, sodass alle an einem Strang ziehen. Digitalisierung erfordert Offenheit und Anpassungsbereitschaft – so habe ich es in den letzten fünf bis sieben Jahren erlebt.

Robin Glowania:
Für mich war es kein wirklicher Umstieg, da ich schon immer digital gearbeitet habe. Ein verbreitetes Werkzeug in Steuerkanzleien ist zum Beispiel die Rechenmaschine, mit der man Tipstreifen erstellt. Diese habe ich von Tag 1 an kaum genutzt, sondern alles direkt in Excel gemacht, da es für mich viele Vorteile bietet. Ich bin es gewohnt, möglichst alles digital zu erfassen, damit es auf allen Geräten verfügbar ist.

Es macht mir auch großen Spaß, andere dabei zu unterstützen, ebenfalls auf digitale Prozesse umzusteigen – sei es bei den Mandanten oder anderen Mitarbeitenden. Manchmal ist etwas Überzeugungsarbeit nötig, oder man muss erst zeigen, welchen Mehrwert es bringt. Anfangs ist die Umstellung oft schwer, aber grundsätzlich fällt es leichter, wenn es auch Freude macht.

Was ist eure Lieblings-App oder Software für den Arbeitsalltag?

Robin Glowania:
Ich persönlich nutze sehr häufig MeisterTask, eine Software zur Arbeitsplanung. Das Tool ist relativ einfach, bietet aber großen Mehrwert, wenn man seine Aufgaben gut strukturiert hat. So behält man den Überblick darüber, welche Aufgaben gerade anstehen, in welchem Status sie sich befinden, was bereits abgeschlossen ist und wo eventuell Rückfragen gestellt oder Unterlagen angefordert wurden. Es hat schon viel bewirkt.

Was ich außerdem sehr schätze, ist die Möglichkeit, Steuerunterlagen digital für Mandanten bereitzustellen und digital unterzeichnen zu lassen. Dadurch entfällt der Papieraufwand auf beiden Seiten und der gesamte Prozess läuft durchgehend digital ab – ohne Unterbrechungen.

Andreas Michel:
Ich habe nicht die eine besondere Anwendung, die heraussticht – für mich ist es eher das Zusammenspiel zwischen den Microsoft-Produkten, also dem gesamten Microsoft 365 Programm, das wir täglich nutzen und DATEV mit seinen Schnittstellen. Dazu gehört DATEV Unternehmen online und das Rechenzentrum, mit dem wir Bankdaten einspielen können. Das sind Funktionen, auf die ich nicht verzichten möchte.

Man merkt schnell, wie praktisch diese Tools sind, wenn man zum Beispiel einen Mandanten hat, bei dem der Kontoauszugsmanager noch nicht eingerichtet ist und man manuell buchen muss. Der Unterschied wirkt sich wirklich stark auf die Effizienz aus. Wenn ich ein Feature hervorheben müsste, dann wäre es der Kontoauszugsmanager – ansonsten sind DATEV und Microsoft 365 die Haupttools, auf die ich mich verlasse.

Was macht die Arbeit mit digitalen Tools so viel effizienter?

Andreas Michel:
Für mich ist es tatsächlich wieder das Zusammenspiel, dass alles gut zusammenpasst und harmoniert. Man merkt einfach den Unterschied, wenn ein Programm nicht nur seine Grundfunktionen erfüllt – zum Beispiel MeisterTask, das nicht nur dazu da ist, To-Dos zu verwalten und Prozesse festzuhalten, damit nichts vergessen wird. Wenn das Ganze dann auch noch in den Kalender eingebettet oder über eine Schnittstelle importiert und exportiert werden kann, wird die Nutzung für Endverbraucher viel angenehmer. Das sind die Funktionen, die für mich wirklich zählen.

Robin Glowania:
Mittlerweile spart man sich das Einscannen, wenn die Belege schon digital eingehen und das Ausdrucken, wenn alles digital versendet wird. Auch die Anschreiben fürs Finanzamt entfallen größtenteils, da Steuererklärungen und Belege jetzt digital übermittelt werden. Beim Schreiben von Rechnungen lassen sich relevante Daten automatisch aus dem Programm übernehmen. Anschreiben, die in Form und Inhalt oft ähnlich sind, können durch Vorlagen und Textbausteine sehr schnell erstellt werden – so spart man in Summe schon eine Menge Zeit.

Natürlich muss man anfangs etwas investieren, um die Abläufe zu optimieren. Doch sobald ein ähnlicher Fall im zweiten Jahr ansteht, merkt man, wie viel schneller die Bearbeitung im Vergleich zum ersten Mal ist.

Andreas Michel:
Ich finde, es ist immer etwas Besonderes, wenn eine Anwendung deine Zeit effizient einsetzt, indem sie dir einen Teil der Arbeit abnimmt, die normalerweise viel Zeit erfordern würde. Unabhängig vom Bereich ist das ein großer Vorteil. Wenn die Anwendung so viel Zeit einspart, dass du dich stattdessen auf andere Dinge konzentrieren kannst – zum Beispiel auf die direkte Beratung von Mensch zu Mensch – dann ist das wirklich wertvoll. So verbringt man seine Zeit nicht stundenlang mit unnötigem Herumwerkeln.

Habt ihr schon mal erlebt, dass ein Mandant mit eurer Digitalaffinität überfordert war?

Robin Glowania:
Das kommt auf jeden Fall vor. Noch häufiger sehen wir jedoch, dass viele anfangs skeptisch sind, aber nach einer Erläuterung der Vorteile überzeugt werden. Zum Beispiel mit unserer TAXO-Plattform, auf der Belege hochgeladen werden können: Nach dem Ausfüllen eines Interviews erhält der Mandant eine Liste mit den benötigten Unterlagen, was ihm eine klare Struktur gibt. So sieht er, welche Dokumente erforderlich sind und welche nicht mehr gebraucht werden. Das erleichtert die Vorbereitung für das nächste Jahr erheblich.

Wenn wir den Mandanten die Vorteile nahelegen und erklären, steigen tatsächlich sehr viele auf das System um – und meistens klappt es dann auch ziemlich gut.

Andreas Michel:
Ich würde noch ergänzen, dass es oft schwieriger für ältere Mandanten ist, sich den Ablauf vorzustellen, wenn nur darüber gesprochen wird. Wenn man ihnen jedoch zeigt, wie es funktioniert – zum Beispiel durch Anwendungsbeispiele – und sie sehen, dass es gar nicht so kompliziert ist, nimmt das viele Hürden. Oft wirkt etwas wie Import und Export auf den ersten Blick komplex, obwohl es tatsächlich nur ein Knopfdruck ist.

Sobald diese Hürde genommen ist, steigen viele auf das System um. Natürlich gibt es auch diejenigen, die lieber alles in Papierform möchten – das ist auch völlig in Ordnung. Aber in den meisten Fällen kommen wir gut zurecht. Und für Mandanten, die offen sind und sich in diese Richtung weiterentwickeln möchten, finden wir immer eine Lösung.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Wie schafft ihr es, eure Fachgebiete (Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Einkommensteuer) mit digitalem Know-how zu verbinden?

Andreas Michel:
Für mich wird vieles einfacher, wenn man versteht, wie Systeme miteinander kommunizieren – sowohl auf der Hardware- als auch auf der Software-Ebene. Dieses Hintergrundwissen hilft enorm, wenn ein Programm einmal einen Fehler hat oder ein technisches Problem auftritt. Statt bei jeder Kleinigkeit sofort den Support zu kontaktieren und zu sagen, „Mein Bildschirm ist schwarz, was soll ich tun?“, überlege ich zunächst, woran es liegen könnte. War es vielleicht ein Bedienfehler meinerseits, oder gibt es tatsächlich ein Problem im Programm, etwa durch ein Update oder einen Softwarefehler?

Dieses technische Know-how hilft mir, solche Situationen besser zu verstehen und schneller zu reagieren, anders als jemand, der weniger Berührungspunkte mit der Technik hat. Das ist meine Erfahrung.

Robin Glowania:
Ich würde sagen, wir sind beide Personen, die gerne neue Dinge ausprobieren und analysieren, wenn ein Fehler auftritt, um herauszufinden, woran es liegt. Oft recherchieren wir eigenständig und nutzen technisches Wissen, das wir vielleicht aus der Freizeit mitbringen. Dinge, mit denen wir uns privat beschäftigt haben, können wir häufig auch auf die Arbeit übertragen. Ich denke, das verschafft uns einen gewissen Vorteil.

Wie geht ihr mit der Herausforderung um, ständig neue digitale Trends und Programme zu lernen?

Andreas Michel:
Ich glaube, diese Faszination für den Bereich macht es einfacher, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wenn etwas Neues kommt, bin ich nicht abgeschreckt, weil es neu ist im Gegenteil, ich bin meistens eher fasziniert. Aus dieser Neugier heraus setze ich mich damit auseinander und finde dann heraus, ob es wirklich eine große Innovation ist oder nicht. Diese Begeisterung für Technik umfasst viele Bereiche, von Smartphones bis zu PC-Endgeräten oder Software.

Diese Grundfaszination erleichtert es, sich ständig weiterzubilden, neuen Trends eine Chance zu geben und sie in Ruhe zu betrachten.

Robin Glowania:
Ja, ich sehe das Ganze eher als Chance denn als Herausforderung. Die neuen technischen Möglichkeiten bereiten Freude, besonders wenn man merkt, wie gut sie funktionieren. Es heißt ja nicht umsonst, dass die einzige Konstante die Veränderung ist und ich finde, man muss einfach mitgehen. Wer skeptisch bleibt, hat es schwer und wird schnell von anderen überholt. Deshalb denke ich, dass die neuen Entwicklungen viele Vorteile bieten.

Andreas Michel:
Mir fällt noch ein Gedanke dazu ein: Die neuesten Innovationen und Anwendungen sollen immer einen Mehrwert bieten – sei es, um den Alltag zu vereinfachen oder das Arbeitsleben angenehmer zu gestalten. Allein die Tatsache, dass jemand sich Gedanken über eine Problematik macht und eine Lösung entwickelt, die uns helfen soll, ist schon ein Luxus. Sich damit auseinanderzusetzen, lohnt sich deshalb, denn diese Neuerungen sind genau dafür gemacht, uns das Leben zu erleichtern. Und das ist wirklich etwas Gutes.

Wie sieht euer typischer Arbeitsalltag in der Kanzlei aus – gibt es überhaupt noch „typisch“?

Andreas Michel:
Ja, ich würde schon sagen, dass es typisches Vorgehen in unserem Arbeitsalltag gibt, da unsere Arbeit in verschiedene Fachbereiche aufgeteilt ist. Jeder Fachbereich hat dabei einen etwas anderen Arbeitsablauf. Zwischen Robin und mir gibt es zum Beispiel deutliche Unterschiede: Ich bin stärker im Bereich Buchhaltung und Jahresabschlüsse tätig und betreue viele Betriebsmandate, während Robin sich mehr um private Mandanten kümmert. Diese unterschiedlichen Schwerpunkte führen natürlich zu verschiedenen Herangehensweisen und Arbeitsabläufen. Für mich sieht der typische Arbeitsablauf jeden Monat ähnlich aus: Ich arbeite die Fibu-Daten ein, die mir übermittelt werden und jede Buchhaltung hat dabei ihren eigenen typischen Ablauf. Indem ich die Buchhaltungen monatlich im Turnus abarbeite, ergibt sich ein gewisser Arbeitsrhythmus.

In den letzten Jahren, besonders durch die Umstellung auf digitale Prozesse, hat sich allerdings einiges verändert. Viele Mandanten übernehmen inzwischen ihre Buchhaltung selbst, wodurch der typische Arbeitsrhythmus teilweise entfällt. Es ist eine Win-Win-Situation, da der Mandant Buchhaltungskosten spart und wir gleichzeitig Arbeitsaufwand reduzieren können. Trotzdem bleibt die Steuerberatung für diese Mandanten bestehen. In diesen Fällen hat sich mein Arbeitsalltag eher in Richtung beratender Unterstützung verschoben, wo ich bei Fragen wie „Wohin buche ich das?“ oder „Wie gehe ich mit diesem Beleg um?“ zur Verfügung stehe.

Zusammengefasst würde ich sagen, dass es schon typische Arbeitsabläufe gibt, die sich jedoch durch digitale Entwicklungen auch wandeln.

Robin Glowania:
Mein Arbeitstag beginnt ziemlich stereotypisch mit einem Kaffee im Büro. Dann schalte ich den PC ein und plane strukturiert meinen Arbeitstag – nicht, weil ich muss, sondern weil ich in den vergangenen Jahren gemerkt habe, dass es viele Vorteile bringt und mir hilft, effektiver zu arbeiten.

Zuerst schaue ich, welche E-Mails oder Briefe eingegangen sind und plane dann die Reihenfolge meiner Aufgaben: Steuererklärungen erstellen, Termine wahrnehmen, Steuerbescheide prüfen. Ich arbeite nach Prioritäten und nutze den Vormittag für anspruchsvollere Aufgaben, die Konzentration erfordern. Am Nachmittag erledige ich dann eher Routineaufgaben, die weniger Aufmerksamkeit verlangen.

Zwischendurch kommt es immer wieder vor, dass jemand Hilfe braucht – sei es ein Mandant, der Unterstützung auf unserer TAXO Plattform benötigt, oder ein neuer Kollege, dem ich bei Arbeitsprozessen helfe. Hin und wieder habe ich auch persönliche Termine mit Mandanten, was eine angenehme Abwechslung zur reinen Arbeit am PC ist.

Mein Arbeitsalltag ist insgesamt strukturiert und typischerweise gut geplant, doch ich halte stets Ausschau nach Möglichkeiten, um Neues zu lernen und mich weiterzuentwickeln.

Was war euer bislang größter digitaler Erfolg in der Kanzlei?

Robin Glowania:
Als ich hier angefangen habe, habe ich relativ schnell das gesamte Thema „DATEV Meine Steuern“ implementiert. Das umfasst die digitale Belegablage, bei der alle Belege direkt den entsprechenden Feldern in der Steuererklärung zugeordnet werden. So erhält man einen guten Überblick und  Unterlagen können später schnell und unkompliziert digital ans Finanzamt übermittelt werden, was die Bearbeitung beschleunigt und das Risiko verringert, dass etwas untergeht. Da ich diesen Prozess schon kannte, konnte ich ihn hier direkt einführen und er wurde auch schnell gut angenommen und umgesetzt.

Andreas Michel:
Ehrlich gesagt, weiß ich es gar nicht genau. Ich habe hier angefangen, als die Prozesse noch weitestgehend nicht digital waren – und das auch noch während meiner Ausbildung. Da kann man natürlich nicht sofort der Kanzleileitung vorschlagen, alles zu verändern. Erst ab 2020, als Max dazu kam, ging es richtig voran. Er war sozusagen die Stimme, die Veränderungen angestoßen hat und hat die Ideen der Mitarbeiter verstärkt eingebracht. Ab diesem Zeitpunkt entwickelte sich alles sehr schnell und innerhalb der nächsten zwei Jahre haben wir gute Vorarbeit geleistet. Mein größter Erfolg war, dass ich selbst aktiv überall dabei war. Es fühlte sich gut an, dass man mich als Ansprechpartner wahrgenommen hat und wusste: „Er kennt sich aus, ich kann zu ihm kommen, wenn ich bei einer Programmanbindung oder einem bestimmten Tool Hilfe brauche.“ Früher ging alles direkt an Herrn Kröhnke, aber jetzt hat sich diese Verantwortung auf mich mitverlagert. Dass ich als Ansprechpartner ernst genommen und als Bereicherung wahrgenommen werde, sehe ich als meinen größten Erfolg.

Habt ihr einen „Digitalisierungs-Hack“ für andere Kanzleien, die sich noch schwertun?

Andreas Michel:
Ich empfehle, ganz einfach und pragmatisch zu beginnen: Schauen Sie sich an, welche Prozesse es überhaupt gibt und welche davon digitalisiert werden müssen. Wenn man noch gar nicht begonnen hat, nimmt man am besten den kleinsten Prozess und startet damit. Es hilft, den Ablauf visuell darzustellen, um zu sehen, wo es Unterbrechungen oder kleine Haken gibt.

Es geht darum, mit offenen Augen nach Fehlern zu suchen – auch nach solchen, die auf den ersten Blick vielleicht gar nicht als Fehler erscheinen. Oft sind es Dinge, die man zunächst gar nicht als Problem wahrnimmt. Wenn man den Ansporn hat, das Ganze wirklich umzusetzen, beginnt der Prozess zu rollen.

Robin Glowania:
Ein guter Tipp ist, Digitalisierung nicht als Hindernis oder lästige Pflicht zu betrachten, sondern als Chance. Es hilft, sich zu fragen: Was kann ich dadurch erreichen? Wo werde ich schneller und wo kann ich Fehlerquellen eliminieren? Dann einfach anfangen, ohne nach Gründen zu suchen, es zu verschieben oder nur langsam voranzugehen. Man kann jederzeit loslegen – vielleicht einfach mal das Papier weglassen und feststellen, dass sich vieles tatsächlich digital umsetzen lässt.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Wie stellt ihr euch die digitale Steuerberatung der Zukunft vor?

Andreas Michel:
Ich denke, die Zukunft der Steuerberatung liegt darin, dass  Fokus noch stärker auf die eigentliche Beratung gerichtet wird, während alles Drumherum für eine gute Beratung zunehmend automatisiert wird. Buchhaltungen und Steuererklärungen werden automatisiert – viele Daten lassen sich bereits von den Finanzämtern einspielen und großflächig verarbeiten. Durch diese Automatisierung in den verschiedenen Bereichen bleibt mehr Raum für den zentralen Aspekt der Steuerberatung: den Mandanten umfassend zu beraten, auf Risiken hinzuweisen und bei Planzahlen zu unterstützen. Die Beratung selbst wird so stärker in den Vordergrund rücken. Ich glaube, das ist die Zukunft für die Steuerkanzlei.

Robin Glowania:
Ja, ich denke auch, dass die Digitalisierung es ermöglicht, viele Routineaufgaben, wie die Buchhaltung oder einfachere Einkommensteuererklärungen, weitgehend zu automatisieren oder schneller durchzuführen. Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Beratung. Schließlich kommt die Berufsbezeichnung „Steuerberater“ genau daher. Oft fehlt im Alltag die Zeit dafür, weil viele Anträge und Aufgaben anstehen. In den letzten Jahren hatten wir zudem viele Sondersituationen, bei denen Steuerpflichtige auf uns zukamen, etwa zur Beantragung von Corona Hilfen – das war sehr zeitintensiv.

Am Ende des Tages sind die Mandanten sicherlich dankbar, wenn der Fokus wieder mehr auf der Beratung liegt und weniger auf dem Ausfüllen von Steuererklärungen oder der manuellen Buchhaltung.

Gibt es noch irgendeinen analogen Arbeitsprozess, den ihr vermisst?

Andreas Michel:
Ehrlich gesagt, habe ich kein analoges Arbeitsgerät, das ich wirklich brauche. Ich habe noch eine Tippmaschine, die zwar keine Rolle mehr hat, aber gelegentlich als Gerät genutzt wird, ohne den Computer anzuschalten. Spontan fällt mir aber kein analoges Gerät ein, auf das ich angewiesen wäre.

Allerdings gibt es in unserer Kanzlei Kollegen, die bei digitalen Seminaren gerne zusätzlich Papier nutzen. Während die Skripte auf dem Tabletverfügbar sind, bevorzugen einige sie dennoch in Papierform, um besser lernen zu können.

Robin Glowania:
Mir fällt auch gerade nichts ein. Im Wesentlichen nutzen wir noch analoge Methoden, wenn wir beispielsweise älteren Mandanten ohne E-Mail Adresse schreiben müssen – das läuft dann eben noch per Brief. Man passt sich dabei den Bedürfnissen der Mandanten an. Aber selbst aktiv etwas analog zu machen, kommt bei mir nur sehr selten vor.

Welches war euer erstes „Aha“-Erlebnis mit einem neuen Programm oder einer App, das eure Arbeit wirklich verändert hat?

Andreas Michel:
Mir fällt dazu ein Beispiel ein, das vielleicht nicht ganz die Frage beantwortet, aber für mich ein Aha Moment war. Es betrifft die Lerndateien im Kontoauszugsmanager. Wir können die Bankdaten unserer Mandanten abrufen und bei uns einspielen und diese müssen dann den jeweiligen Konten zugeordnet werden. Dafür gibt es ein Ampelsystem, das anzeigt, wie gut das Programm die Zuordnung automatisiert erkennt.

Der entscheidende Punkt ist, dass man Lerndateien anlegen muss, um dem Programm beizubringen, welche Kundennummern oder Angaben zu bestimmten Konten gehören. Zum Beispiel: Wenn eine bestimmte Kundennummer im Kontoauszug auftaucht, soll diese immer einem bestimmten Konto zugeordnet werden, weil es sich um eine spezifische Ausgabe oder Einnahme handelt.

Als ich hier anfing, verstand ich das System zunächst nicht. Später hatte ich dann meinen Aha-Moment, als mir klar wurde, wie ich durch die Lerndateien Einfluss auf die Automatisierung nehmen kann. Seitdem prüfe ich regelmäßig die Protokolle, um zu sehen, wie viel das System automatisiert erkennt und wie ich die Trefferquote weiter verbessern kann. Dieses Verständnis hat für mich den entscheidenden Unterschied gemacht.

Robin Glowania:
Ich kann mich an keinen speziellen Aha-Moment erinnern, weil es ständig neue Dinge gibt und ich immer darauf achte, was es an Neuem und Verbesserungen gibt. Für mich liegt der Reiz eher darin, ständig dazuzulernen und in der Gesamtheit Prozesse zu optimieren.

Natürlich gab es früher bei vielen Neuerungen einen Aha-Effekt, aber oft ist das, was man einmal implementiert hat, irgendwann so normal geworden, dass man es kaum noch bewusst wahrnimmt. Meist merkt man den Unterschied erst, wenn ein Prozess plötzlich nicht funktioniert – sei es durch einen kleinen Fehler oder eine technische Störung. In diesen Momenten wird einem dann bewusst, wie viel schneller und effizienter die Arbeit durch die digitalen Programme geworden ist, besonders im Vergleich zur analogen Herangehensweise.

Wenn ihr ein Werbeplakat für „digitale Steuerberatung“ gestalten könntet – welcher Slogan würde darauf stehen?

Robin Glowania:
Vielleicht so etwas wie „Fokus auf das Wesentliche“. Ich bin eher ein strukturierter Mensch und nicht besonders kreativ, daher liegt meine Stärke nicht unbedingt in diesem Bereich.

Andreas Michel:
Geht mir genauso, ich bin auch nicht besonders kreativ. Ich denke an etwas in die Richtung: „Weißt du nicht weiter? Frag deinen Steuerberater.“ Aber wie gesagt, Kreativität gehört nicht zu meinen Stärken – da müsste ich wahrscheinlich auch erst einmal recherchieren.

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