Steuerberatung, die weiterdenkt.

Seit 40 Jahren.

Auf ein Gespräch mit …

Philipp Eichin

Philipp Eichin ist ein digital affiner Versicherungsmakler und schon seit vielen Jahren Mandant der Kanzlei Meier & Kröhnke. Bereits sein Vater war Kunde der Kanzlei, was eine lange Verbindung begründet.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Herr Eichin Sie sind digital affin – was hat Sie an der digitalen Arbeitsweise von Meier & Kröhnke besonders überzeugt?

Also grundsätzlich ist es großartig, dass die Kanzlei überhaupt digital aufgestellt ist. Es ist leider heutzutage noch nicht selbstverständlich, dass Kanzleien diesen Standard erfüllen. Viele andere Kanzleien sind da weniger fortschrittlich. Besonders schätze ich als Mandant – und zugleich auch als Geschäftspartner – die Möglichkeit, Dokumente einfach per Smartphone hochladen zu können. Die zuständigen Kolleginnen oder die Sachbearbeitung erhalten die Unterlagen direkt und können dann die Steuererklärung unkompliziert weiterverarbeiten.

Solche digitalen Prozesse sind auch bei neuen Mitarbeitern sehr hilfreich: Es gibt Formulare, die man entweder gemeinsam ausfüllen oder als Link direkt an die Person senden kann – eine praktische Lösung, die ich sehr schätze. Diese Vorgehensweise erinnert mich an ein Tool, das wir selbst nutzen und das ich Herrn Meier vorgestellt habe: FlixCheck. Dieses Tool vereinfacht die Kundenkommunikation und ich finde es großartig, dass wir uns über solche Lösungen austauschen. Mittlerweile wird dieses Tool auch intern in der Kanzlei genutzt, was für mich ein Zeichen einer Partnerschaft auf Augenhöhe ist.

Die Kanzlei beschäftigt sich intensiv mit Digitalisierung, was ich sehr positiv finde. Es gibt Menschen, die behaupten, dass all diese digitalen Neuerungen wenig bringen, aber wir sind uns hier einig, dass Technologie dort sinnvoll eingesetzt wird, wo sie einen Mehrwert bietet. Natürlich kann sie nicht alles ersetzen, aber wenn sie den Kunden hilft, ist das ein Gewinn. Die Kanzlei bleibt am Puls der Zeit und setzt neue Entwicklungen gezielt um – eine Dynamik, die ich sehr schätze. Das liegt sicher auch daran, dass, ähnlich wie bei uns, eine neue Generation heranwächst. Unsere Geschäftsbeziehung besteht schon seit vielen Jahren, einst zwischen meinem Vater und dem Vater von Herrn Max Meier. Heute führen die junge Generation und wir diese Partnerschaft mit vielen neuen Ideen fort und man spürt deutlich, dass wir auf einer Wellenlänge sind.

Ihre Familie ist schon seit vielen Jahren Mandant – was hat sich in der Zusammenarbeit mit der Kanzlei am meisten verändert?

Wir starten zunächst damit, was sich nicht verändert hat. Das Vertrauensverhältnis zur Kanzlei bleibt nach wie vor bestehen und es ist gut zu wissen, dass man jederzeit kompetente Antworten erhält. Was sich hingegen verändert hat, ist die Abwicklung durch digitale Tools, aber vieles ist auch konstant geblieben, was wir als positiv empfinden. Die Hauptansprechpartner sind seit Jahren dabei, was Kontinuität schafft. Wir nehmen die Kanzlei so wahr, dass sie langjährige Mitarbeiter beschäftigt – was heutzutage keine Selbstverständlichkeit ist.

Veränderungen sehen wir in diesem Fall durchweg positiv, da digitale Lösungen und Prozessverbesserungen eingeführt wurden, ohne dass bewährte Ansätze verloren gehen. Gerade bei Steuerberatern hört man ja oft das Vorurteil, dass sie überlastet sind und keine Zeit haben, was oft zu langen Wartezeiten auf Antworten führt. Das trifft hier jedoch nicht zu, was uns sehr freut. Wir erhalten stets zeitnah Rückmeldungen und müssen nicht hinterhertelefonieren, wie es bei anderen Kanzleien häufiger vorkommen soll. Diese Kommunikation funktioniert hier reibungslos.

Was schätzten Sie am meisten an der Zusammenarbeit mit dem gesamten Team?

Am meisten schätzen wir die Freundlichkeit und die hohe Kompetenz – sowohl fachlich als auch in der Kommunikation – und wie bereits erwähnt, die schnellen Antworten. Man kann sich darauf verlassen: Wenn man eine Anfrage stellt oder ein Anliegen hat, erhält man zeitnah eine fundierte Rückmeldung. Das ist heutzutage keine Selbstverständlichkeit, egal in welchem Arbeitsbereich. In unserer Branche, der Versicherungsvermittlung, erleben wir es oft, dass Anfragen an Versicherungsgesellschaften erst spät oder nach mehrmaliger Erinnerung beantwortet werden müssen. Umso mehr schätzen wir es, dass wir hier in der Zusammenarbeit auf eine direkte und zeitnahe Kommunikation zählen können.

Das zieht sich bei der Kanzlei durch alle Bereiche: sei es Frau Michel in der Lohnbuchhaltung, die unsere Löhne betreut, oder die Bearbeitung der privaten Steuererklärung. Auch bei Fragen an Herrn Meier oder Herrn Kröhnke erhalten wir immer kompetente und pünktliche Rückmeldungen.

Welche digitalen Tools nutzen Sie selbst in Ihrem Alltag als Versicherungsmakler?

Mhm, eines der Tools, das ich bereits erwähnt habe, ist FlixCheck. Ein weiteres, das uns eine große Arbeitserleichterung gebracht hat, ist „DATEV Unternehmen online“, das wir ebenfalls über die Kanzlei nutzen. Dieses Tool war für uns ein echter Game-Changer. Wenn ich daran denke, dass wir früher – als Familienunternehmen – regelmäßig den Steuerordner persönlich zur Kanzlei bringen mussten, ist es heute eine enorme Erleichterung, dass dies der Vergangenheit angehört. Heute übermitteln wir alle Belege per E-Mail oder laden sie einfach über Scan- und Upload-Funktionen direkt in das System der Kanzlei. „DATEV Unternehmen online“ bietet uns nicht nur die Möglichkeit, Belege zu übermitteln, sondern auch Überweisungen und Zahlungen direkt vorzunehmen und Kennzahlen einzusehen – etwas, wofür wir sehr dankbar sind. 

Daneben haben wir auch andere Tools im Einsatz. Als Versicherungsmakler nutzen wir ein Bestandsführungstool namens „Insurance“, ein modernes, cloudbasiertes Maklerverwaltungsprogramm, das jedoch sehr branchenspezifisch ist. Außerdem setzen wir Loom ein, ein hervorragendes Tool, um Videobotschaften aufzunehmen. Loom ermöglicht es uns, unsere Kommunikation für die Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Besonders hilfreich ist es bei komplexeren Themen, für die wir keinen direkten Termin haben. Früher hätten wir dafür lange E-Mails geschrieben, die der Kunde dann womöglich ausdrucken und sich mühsam durchlesen musste. Mit Loom kann ich hingegen meinen Bildschirm und ein kleines Bild von mir selbst aufzeichnen, während ich dem Kunden etwas erkläre und zeige, beispielsweise PDFs oder andere Informationsmaterialien. Der Kunde erhält dann einfach einen Link zur Videobotschaft – viel persönlicher und anschaulicher als eine lange E-Mail.

Diese Tools sind einige der wichtigsten, die uns spontan einfallen. Was wir ebenfalls täglich nutzen und nicht vergessen dürfen, ist ChatGPT, die künstliche Intelligenz. Über eine Schnittstelle in unserem Maklerverwaltungsprogramm können wir das Tool flexibel einsetzen – sei es, um Texte umzuformulieren oder Rechtschreibfehler zu korrigieren. Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt und wir nutzen sie sicherlich auch häufiger im Arbeitsalltag. 

Zudem verwenden wir ein Passwort-Tool, 1Password, das vieles zum Positiven verändert hat. Wenn ich daran denke, dass wir früher mit einer Excel-Liste gearbeitet haben, in der alle Passwörter vermerkt waren, ist das heute eine deutliche Verbesserung. Das sind so jetzt mal die die wichtigsten Tools, die wir im Einsatz haben. Das sind so jetzt mal die die wichtigsten Tools, die wir im Einsatz haben.  

Gibt es einen Bereich, in dem Sie sich noch mehr Digitalisierung in der Steuerberatung wünschen würden?

Ich überlege gerade, da ich nicht immer alles komplett selbst mache. Aber eigentlich, nein – durch DATEV sind nahezu alle Prozesse bereits digital abgebildet. Wenn ich überlege, wo es heute noch manuelle Prozesse gibt, fällt mir eigentlich fast nichts ein. Und wenn es doch einmal etwas zu kommunizieren gibt, läuft das standardmäßig über E-Mail, was ja auch digital ist. Das funktioniert hervorragend, weil wir feste Ansprechpartner haben und wissen, dass unsere Anliegen nicht untergehen, sondern bearbeitet werden – wie schon zuvor erwähnt. Also, ich kann wirklich nicht sagen, dass uns etwas fehlt oder dass wir etwas vermissen würden.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Wie sieht für Sie die „Steuerberatung der Zukunft“ aus?

Vielleicht könnte in der Kommunikation oder bei bestimmten Prozessen noch der eine oder andere Schritt digitalisiert werden. Aber für uns ist es dabei besonders wichtig, dass der persönliche Draht nicht verloren geht. Wir möchten uns gut und persönlich aufgehoben fühlen, die Menschen hinter den Prozessen kennen und wissen, mit wem wir es zu tun haben. Das ist uns ebenso wichtig wie die digitale Technik. Auch wir nutzen digitale Lösungen, aber die persönliche Beratung wollen wir unseren Kunden keinesfalls vorenthalten. Es geht nicht darum, sie zu ersetzen, sondern zu kombinieren. So heben wir uns von denjenigen ab, die alles nur noch digital abwickeln.

Wir sind von der hybriden Variante überzeugt und glauben, dass dies der richtige Weg ist – vor allem in der Steuerberatung, die sehr komplex ist. Ich kann mir nicht vorstellen, dass irgendwann alles nur noch digital ablaufen könnte. Oft sind individuelle Lösungen notwendig, da es nicht immer Standardfälle sind. Da muss man manchmal persönlich zusammensitzen oder zumindest Online-Termine nutzen, um gezielt auf die Bedürfnisse einzugehen.

Natürlich weiß ich nicht, welche grundlegenden Änderungen die Zukunft bringen könnte. Ich hoffe jedoch, dass sie Vorteile bieten und nicht zum Nachteil werden. Doch wenn die Kommunikation durch digitale Tools schon auf einem sehr hohen Niveau ist und die persönliche Komponente erhalten bleibt, gibt es kaum noch viel zu optimieren.

Was war für Sie der spannendste Fall in der Zusammenarbeit mit Meier & Kröhnke?

Der spannendste Fall? Hm, da muss ich sagen, dass mir zum Glück nichts wirklich nervenaufreibendes oder problematisches einfällt. Das zeigt eigentlich, dass die Arbeit hier sehr gut gemacht wird. Selbst Betriebsprüfungen laufen geräuschlos ab, was sehr positiv ist. Auch in der Zusammenarbeit mit Versicherungen gibt es natürlich gelegentlich Schadensfälle, aber auch hier läuft die Kommunikation reibungslos. Herr Meier könnte dazu sicher noch mehr sagen, doch aus meiner Sicht ist es immer eine gute Zusammenarbeit.

Natürlich stehen auch wir manchmal Herausforderungen gegenüber, besonders gegenüber den Versicherern. In solchen Fällen versuchen wir stets, das Beste für den Kunden herauszuholen, auch wenn es nicht immer einfach ist. Was die spannendsten Fälle betrifft, könnte mein Vater da sicher mehr erzählen – er hat ja über Jahrzehnte hinweg viel mehr Erfahrungen gesammelt.

Wie wichtig ist es für Sie, einen Steuerberater zu haben, der Ihre digitale Arbeitsweise versteht?

Das ist auf jeden Fall wichtig, denn es zeigt, dass man grundsätzlich die gleiche Einstellung und eine ähnliche Arbeitsweise hat. Man ist auf der gleichen Wellenlänge. Wenn man eine veraltete Arbeitsweise hätte und sich vor neuen Wegen verschließen würden, würde das auch viel über die Philosophie und die Einstellung der Firma aussagen.

Schließlich gilt ja: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Deshalb finde ich es sehr wichtig, dass man in eine ähnliche Richtung geht, auch wenn man aus völlig unterschiedlichen Branchen kommt. So kann man sich auf Augenhöhe begegnen und gemeinsam weiterentwickeln. Wenn einer von beiden in der Zeit stehen bleiben würde und sich vor Veränderungen drücken würde, würde sich das negativ auf die Zusammenarbeit auswirken.

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, was Ihr Vater zu der heutigen digitalen Steuerberatung gesagt hätte?

Grundsätzlich denke ich, dass Veränderungen oft schwieriger werden, je älter eine Person ist – auch wenn es natürlich Ausnahmen gibt. Aber wenn ich ihm gleichzeitig erkläre, welche Vorteile die Veränderungen mit sich bringen, wäre er sicher begeistert und würde sie gutheißen. Wahrscheinlich ist er in erster Linie froh, dass er jetzt selbst nicht mehr direkt damit zu tun hat, denn es wäre für ihn wieder eine Umstellung in der Arbeitsweise. Doch zu hören, dass es vorangeht, gibt ihm sicherlich ein gutes Gefühl, da er weiß, dass Entwicklungen nicht immer negativ sind, sondern auch echte Vorteile bringen können.

Was sind die größten Herausforderungen, die Sie als digitaler Versicherungsmakler haben – und wie hilft dir die Kanzlei dabei?

Eine größere Herausforderung sehe ich darin, dass es heute oft schwierig ist, Rückmeldungen zu erhalten und Vorgänge bearbeitet zu bekommen, da fast überall Fachkräftemangel herrscht. Zwar kann die Kanzlei da direkt nicht helfen, aber wir sind froh, dass dieser Mangel dort selbst kein Problem ist. Andernfalls wäre das ein zusätzlicher Belastungsfaktor, wie wir ihn bei vielen anderen Dienstleistern und Gesellschaften erleben, wo Unterbesetzung oft zu langen Wartezeiten führt. Die Kanzlei gibt uns da wertvolle Unterstützung und bietet einen verlässlichen Service, den wir bei Versicherern manchmal vermissen.

Klar, das Thema wird auch weiterhin eine Herausforderung bleiben, besonders wenn es darum geht, neue Zielgruppen wie junge Menschen über Social Media anzusprechen. Wir freuen uns außerdem, dass über die Kanzlei gelegentlich Geschäftskontakte vermittelt werden, was uns hilft, uns zunehmend in Richtung Firmenkunden zu orientieren. Die Kanzlei hat Kontakt zu vielen Mandanten, darunter Grenzgänger in die Schweiz oder gewerbliche Kunden, die auch zu uns passen könnten. Wir schätzen es sehr, wenn sich aus Gesprächen mögliche Empfehlungen ergeben, da die Kanzlei unsere Arbeitsweise kennt und wir so manchmal weiterempfohlen werden. Diese Kontakte bekommen wir heute bereits hin und wieder und würden uns freuen, wenn das weiterhin der Fall ist. 

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Wie sieht für Sie der perfekte Mix aus Künstlicher Intelligenz und persönlicher Beratung in der Zukunft Ihrer Branche aus?

Ich denke, es ist wichtig, neue Technologien als Hilfsmittel zu betrachten, die unseren Alltag unterstützen, ohne Arbeitskräfte oder die persönliche Beratung zu ersetzen. Sie sollten so eingesetzt werden, dass sie die tägliche Arbeit erleichtern. Ich glaube, wir alle können noch viel lernen, denn es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten, an die man vielleicht noch gar nicht denkt. Diese Entwicklungen kamen sehr schnell und die Möglichkeiten sind enorm.

Ein Beispiel: Wir könnten theoretisch ein komplexes Dokument – vielleicht 100 Seiten Kleingedrucktes – in ChatGPT hochladen, einen Schadensfall beschreiben und herausfinden, ob der Schaden versichert ist. Das ersetzt uns nicht, aber es spart Zeit, die wir sonst mit der Suche nach dem passenden Abschnitt verbringen würden. Solche Tools können eine große Unterstützung sein, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden. Doch die Technologie ist noch jung und wir müssen erst Erfahrungen sammeln.

Was war der überraschendste Weg, auf dem Ihnen Technologie geholfen hat, ein Problem zu lösen, von dem Sie nie gedacht hätten, dass es digital lösbar ist?

FlixCheck hat bei uns am meisten verändert, denn ich habe mich schon lange gefragt, wie ich Informationen von Kunden effizienter einholen kann. Früher schrieb ich dem Kunden eine E-Mail mit einer Liste von Punkten – zum Beispiel „1, 2, 3, 4, diese Infos brauche ich von dir.“ Je nach Kunde erhielt ich dann entweder alle Infos oder nur teilweise und oft nicht in der Form, die ich für meine Arbeit gebraucht hätte.

FlixCheck hat hier viel vereinfacht, indem es ermöglicht, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen. Diese Formulare können Pflichtfelder und dynamische Antworten enthalten, bei denen je nach Antwort weitere Fragen erscheinen. Dazu kommt noch die Funktion, digitale Unterschriften einzuholen, was vieles vereinfacht hat. Wenn ich darüber nachdenke, wie das früher lief: Mein Vater hatte das Dokument ausdrucken, die Stellen für die Unterschrift mit Textmarker markiert, einscannen und dann dem Kunden schicken. Der Kunde druckte es aus, unterschrieb, scannte es wieder ein und schickte es zurück.

FlixCheck hat die Kundenkommunikation auf ein ganz neues Level gehoben – sei es für digitale Unterschriften oder um Informationen klar und effizient zurückzubekommen. Das ist wirklich eine Erleichterung.

Was war der Moment, in dem Sie gemerkt haben: „Okay, die Digitalisierung ist für mich kein nettes Add-on, sondern absolut essenziell“?

Ehrlich gesagt, gab es für mich nicht diesen einen Moment – die Grundeinstellung war von Anfang an da. Vielleicht hat das auch mit meinem Alter zu tun. Mit 39 bin ich zwar nicht mehr der Jüngste, aber ich bin in einer Zeit aufgewachsen, in der man die technologische Entwicklung miterlebt hat, vom Smartphone bis Google. Das macht es einfacher, mit neuen Technologien umzugehen.

Unsere Einstellung zur Digitalisierung war von Anfang an positiv, wir mussten nicht erst von extern überzeugt werden, dass dies der richtige Weg ist. Allerdings war es uns immer wichtig, dass neue digitale Lösungen wirklich zu unseren Prozessen passen und einen echten Mehrwert bieten. Im Austausch mit anderen habe ich schon oft erlebt, dass sich einige in Spielereien verlieren – was natürlich auch Spaß machen kann. Am Ende muss die Digitalisierung jedoch Effizienz bringen.

Ich selbst war nicht immer in der Versicherungsbranche, sondern komme ursprünglich aus der Logistik, wo der Fokus sehr stark auf der Prozessoptimierung liegt. Vielleicht ist das auch ein Grund, warum wir hier immer offen für digitale Lösungen waren. Es geht darum, Prozesse zu definieren, zu dokumentieren und dann auch zu optimieren – und Digitalisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Gibt es eine digitale Entwicklung, die so rasant war, dass sie sogar Sie als „Digital-Native“ überrascht hat?

Das Thema KI kam irgendwie gefühlt aus dem Nichts. Künstliche Intelligenz war vorher schon ein Begriff, den man gehört hatte, aber plötzlich war es überall präsent, vor allem seit dem Aufkommen von ChatGPT. Auch wenn KI natürlich nicht nur ChatGPT umfasst, hat dieses Tool das Thema ins Rampenlicht gerückt und in einem enormen Tempo verbreitet. Deshalb denke ich, dass es noch viel zu entdecken gibt und wir herausfinden müssen, wo KI überall sinnvoll eingesetzt werden kann.

Ein anderes Thema, das mir spontan einfällt, ist Social Media – insbesondere Entwicklungen wie TikTok. Da merke ich, dass ich vielleicht schon zur älteren Generation zähle. Facebook und Instagram sind mir vertraut, aber TikTok fällt mir schwerer, da bin ich nicht so tief im Thema. Mir ist jedoch klar, dass sich dort eine junge Zielgruppe aufhält. Solche schnellen Entwicklungen sind spannend, aber ich sage auch, dass man nicht unbedingt alles machen muss, wenn man sich damit nicht identifizieren kann.

Das sind zwei Themen, die mir einfallen: einerseits KI und andererseits Social Media.

Wie erklären Sie einem Mandanten, der immer noch auf Papier schwört, dass er in der digitalen Welt sicherer unterwegs ist als mit Aktenordnern?

Ich erkläre das gern anhand von Beispielen, aber wenn jemand skeptisch gegenüber digitalen Lösungen ist, ist es oft nicht leicht, ihn zu überzeugen. Wir sehen es auch nicht als unsere Aufgabe, missionarisch tätig zu werden. Natürlich macht es Spaß, wenn jemand skeptisch war und dann überzeugt ist – etwa bei unserer Kunden-App. Besonders ältere Kunden sind oft zurückhaltend und sagen vielleicht: „Mit der App auf dem Handy? Das ist kompliziert.“ Wenn wir ihnen die App jedoch gemeinsam im Termin einrichten und zeigen, wie sie funktioniert und sie dann später eine Frage per Chat stellen und feststellen, wie gut es funktioniert, macht das Freude. Das gelingt jedoch nicht bei jedem und das ist auch in Ordnung.

Am Ende signalisieren wir unseren Kunden, dass wir flexibel sind und ihre Wünsche respektieren. Wenn ein Kunde seine Dokumente lieber auf Papier möchte, kommen wir dem gern nach. Wir möchten keine Zielgruppe – insbesondere keine Altersgruppe – ausschließen oder benachteiligen. Manche ältere Kunden haben keine E-Mail-Adresse oder möchten sich einfach nicht mehr mit digitalen Tools beschäftigen, was wir respektieren. Für diese Kunden schicken wir Dokumente per Post und holen die Unterschrift auf Papier ein.

Gleichzeitig schauen wir natürlich auf die Wirtschaftlichkeit. Wenn der Kundenstamm wächst, ist es wichtig, effizient zu arbeiten. Digitalisierung macht es möglich, diesen Service langfristig rentabel zu halten, insbesondere bei umfangreicher Betreuung.

Grundsätzlich richten wir uns immer nach den Wünschen unserer Kunden. Wir bieten sowohl digitale Beratungen online als auch persönliche Treffen vor Ort an – je nachdem, was der Kunde bevorzugt. Dabei versuchen wir, die Vorteile der digitalen Optionen schmackhaft zu machen.

Gibt es in der digitalen Welt etwas, das Sie persönlich lieber „analog“ regeln –und warum?

Was mir spontan einfällt, ist der Wert persönlicher Treffen. Wenn eine Beziehung ausschließlich digital läuft, hängt es von der Art der Geschäftsbeziehung ab, ob das ausreichend ist. Man muss nicht immer jemanden persönlich sehen, aber ich finde es manchmal sehr wertvoll, sich auch mal persönlich zu treffen, um das Zwischenmenschliche zu bewahren. Das Digitale kann schließlich nicht alles ersetzen – Körpersprache, Mimik und Gestik kommen in einem persönlichen Termin viel besser zur Geltung als digital.

Deshalb schätze ich eine Mischung: nicht nur persönliche Treffen, aber auch nicht ausschließlich digital. Das fällt mir dazu ein.

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