Steuerberatung, die weiterdenkt.

Seit 40 Jahren.

Auf ein Gespräch mit …

Klaus D. Meier

Klaus D. Meier gründete die Kanzlei 1984 und hat seitdem alle Wellen der Digitalisierung miterlebt. Als ehemaliger Bankfachmann sorgt er dafür, dass die Abläufe im Tagesgeschäft reibungslos laufen und die Budgetierung stimmt. Auch heute betreut er noch langjährige Stammkunden und hält die Kanzlei fest im Blick.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Herr Meier, Sie haben die Kanzlei 1984 gegründet. Was war damals Ihre größte Herausforderung?

Die größte Herausforderung war definitiv die Organisation und Einrichtung der Kanzlei. Damals war die EDV noch nicht so weit entwickelt, wie es heute der Fall ist. Es gab Olivetti-Geräte, die ich beschaffen konnte, aber das war alles andere als einfach. Die Gründung wurde eigentlich durch einen glücklichen Zufall angestoßen: Ein Mandant,
der für den Steuerberater Helpburg arbeitete, informierte mich darüber, dass eine Zahnarztpraxis ihre Räumlichkeiten in der Hauptstraße aufgab und in einen Neubau zog. Da kam mir die Idee, dass diese Räumlichkeiten perfekt für meine Kanzlei geeignet wären.

Zu der Zeit war ich noch in Weil angestellt. Kurzentschlossen habe ich dann entschieden, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen. Der Mut dazu kam sicherlich auch durch meine Erfahrungen bei der Sparkasse, wo ich bis zu meinem 30. Lebensjahr unter anderem in der Betriebsorganisation tätig war. Ich wusste daher, wie man einen Betrieb aufbaut und was dafür nötig ist. Auch das Personalwesen war mir vertraut, da ich bei der Sparkasse bereits damit betraut war. Es fiel mir deshalb leicht, meine erste Mitarbeiterin zu finden.

Mein Ziel war von Anfang an klar: Es sollte keinen Anruf und kein Klingeln an der Tür geben, ohne dass jemand da ist. Wir wollten von der ersten Minute an für unsere Mandanten da sein.

Sie haben die Digitalisierung von Anfang an miterlebt – erinnern Sie sich noch an den ersten Computer in der Kanzlei?

Der erste „Computer“ hier, wenn man ihn überhaupt so nennen kann, war 1984 im Einsatz. Es handelte sich eher um ein Erfassungsgerät als um einen vollwertigen Computer. Das Gerät hatte eine eingebaute Platte, ähnlich wie eine Schallplatte, die man einschieben konnte. Man tippte darauf die Daten ein und konnte diese damals bereits per Telefonleitung an DATEV übertragen. Aber es war keineswegs ein richtiger Computer im heutigen Sinne. Man konnte damit keine Abfragen durchführen, sondern lediglich Daten eingeben und übertragen. Wann der erste richtige Computer kam, kann ich nicht genau sagen. Es war sicherlich erst einige Zeit später.

Was denken Sie, hätte Ihr früheres Ich von den heutigen digitalen Arbeitsweisen gehalten?

Ich war schon immer sehr fortschrittlich und daran interessiert, das Neueste und Beste zu nutzen. Diese Einstellung hatte ich bereits, als ich noch bei der Sparkasse gearbeitet habe. Dort waren wir immer gut vorbereitet und ich habe unter anderem das Rechenzentrum sowie die EDV-Abteilung geleitet. Dadurch war ich immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Ich hatte auch die Gelegenheit, verschiedene große Rechenzentren zu besuchen, um mir einen Eindruck von den aktuellen Entwicklungen zu verschaffen. Das Thema Digitalisierung war mir also schon damals sehr bewusst. Seit der Gründung meiner Kanzlei habe ich stets darauf geachtet, mit der Technik Schritt zu halten und immer auf die neuesten Systeme umzusteigen. Ich bin nie stehen geblieben.

Sie betreuen noch immer Stammkunden – wie hat sich deren Betreuung im Laufe der Jahre verändert?

Ja, die Veränderungen sind deutlich spürbar. Zum einen, weil viele meiner Mandanten in der Zwischenzeit gewachsen sind und ihre Unternehmen größer geworden sind. Zum anderen haben sich die Anforderungen aufgrund gesetzlicher Regelungen und externer Einflüsse stark verändert. Dadurch hat sich auch die Art der Beratung
weiterentwickelt. Was jedoch geblieben ist, ist das vertrauensvolle Verhältnis zu meinen Mandanten.

Mit der Erfahrung und dem höheren Alter bin ich offener geworden und spreche Themen direkter an. Früher war ich da etwas vorsichtiger, aber heute, im Rentenalter, fühle ich mich quasi frei, Dinge auszusprechen, ohne dass es übel genommen wird. Das hilft mir, meine Mandanten auch in neuen, oft komplexeren Herausforderungen zu unterstützen.

Viele meiner Kunden haben sich über die Jahre stark weiterentwickelt und ich habe sie dabei begleitet. Ich habe immer versucht, ihnen Mut zu machen, den Weg des Wachstums zu gehen und zu investieren. Diejenigen, die bereit waren, sich weiterzuentwickeln, haben heute erfolgreiche Unternehmen. Die, die sich nicht an den Wandel angepasst haben, gibt es oft nicht mehr. Ich sehe mich dabei immer als letzte Instanz, die den Mandanten hilft, eine
Entscheidung zu treffen – sei es für oder gegen ein kalkulierbares Risiko. Ich spreche hier nicht von unkalkulierbaren Risiken, sondern von solchen, die man einschätzen und managen kann.

Was heute noch wichtiger geworden ist, sind persönliche Themen. Gerade weil ich selbst älter bin, kommen viele Mandanten mit Fragen zu Ehe, Kindern, Schenkungen und Vermögensübertragungen zu mir. Diese Themen haben in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen, weil sie viele Menschen bewegen. Ich ermutige meine Mandanten, rechtzeitig Lösungen zu finden und sich nicht einfach auf den Zufall zu verlassen, wenn es um die Weitergabe ihres Vermögens geht. Insofern spielt der Familienrat und die persönliche Beratung heute eine größere Rolle als früher.

Welche Qualitäten sind für einen Steuerberater heute noch genauso wichtig wie in den 80ern?

Die Anforderungen an Steuerberater haben sich grundlegend verändert. Früher diente der Steuerberater hauptsächlich dazu, die Arbeit zwischen Steuerpflichtigen und Finanzamt zu erleichtern. Die Finanzverwaltung wollte vermeiden, dass die Steuerpflichtigen direkt aufs Finanzamt zugehen und hat deshalb die Institution des Steuerberaters geschaffen. Ähnlich wie bei den Rechtsanwälten, die als Vermittler zwischen Bürgern und Gericht dienen sollten. Als ich damals Steuerberater wurde, dachte ich, dass es vor allem auf das Fachwissen im Steuerrecht ankommt. Allerdings hat mir meine umfangreiche Erfahrung aus der Arbeit bei der Sparkasse sehr geholfen, besonders in den Bereichen Organisation und Unternehmensführung.

Heute ist jedoch viel mehr gefragt als nur Steuerrecht zu beherrschen. Ein Steuerberater muss auch Managementkenntnisse haben, Organisationsgeschick mitbringen und sich mit Personalführung auskennen. Ohne diese Fähigkeiten ist es kaum möglich, eine Kanzlei erfolgreich zu leiten. Es reicht nicht aus, einfach nur die Arbeit der Mitarbeiter zu kontrollieren – man muss auch in der Lage sein, Aufgaben sinnvoll zu delegieren und ein effektives Zeitmanagement zu betreiben. Diese Fähigkeiten sind heute unverzichtbar und das wird mittlerweile auch in der Vorbereitung zur Steuerberaterprüfung berücksichtigt.

Die Herausforderungen haben sich drastisch verändert. Früher haben wir alles handschriftlich oder mit der Schreibmaschine erledigt, aber das wäre heute undenkbar. Die Digitalisierung hat den Berufsalltag komplett verändert und ein moderner Steuerberater muss sich auch mit EDV-Systemen gut auskennen. Hinzu kommt die Notwendigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und sie richtig zu führen.

Mein Sohn Max hat diese Herausforderungen sehr gut angenommen. Er arbeitet viel daran, die Kanzlei organisatorisch auf dem neuesten Stand zu halten und die Abläufe zu optimieren. Dazu gehört, dass die Arbeitsweise der Mitarbeiter vereinheitlicht wird und die Prozesse digital abgebildet sind. Diese Anforderungen sind heute völlig anders als zu meiner Zeit, als alles noch viel manueller und weniger strukturiert ablief.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Max bringt viele neue Ideen ein – wie ist es für Sie, in dieser Konstellation zu arbeiten? Müssen Sie ihn manchmal auch Bremsen?

Nein, überhaupt nicht. Im Gegenteil, ich bin immer offen für Veränderungen. Ich achte lediglich darauf, dass die Neuerungen auch bei den Mandanten gut ankommen. Durch meine Erfahrung kann ich einschätzen, ob wir vielleicht zu viel auf einmal einführen oder ob bestimmte Dinge besser dosiert werden sollten. Zum Beispiel muss man nicht immer gleich einen zwei Seiten langen Brief schreiben, wenn auch eine Seite für die wesentlichen Informationen ausreicht – viele Menschen lesen heutzutage einfach nicht mehr so viel.

Ich bin absolut dafür, dass wir digital und zeitgemäß arbeiten. Schon früher habe ich gesagt, wir sollten zum Beispiel SMS oder Nachrichten aufs Firmenhandy schicken, weil das schneller gelesen wird als ein Brief per Post. Die schnelle Bearbeitung hat bei uns Priorität. Ich bremse Max also keineswegs, sondern unterstütze ihn dabei, sich weiterzuentwickeln.

Ich ermutige ihn, auch Seminare außerhalb des Steuerberatungsbereichs zu besuchen, etwa bei der ZFU in Zürich. Dort kann er wichtige Fähigkeiten lernen, die über das Fachwissen hinausgehen, wie den Umgang mit Stress oder Menschenkenntnis – was enorm wichtig ist, wenn man mit verschiedenen Persönlichkeiten zu tun hat. Diese Erfahrungen helfen ihm, die unterschiedlichen Bedürfnisse und Verhaltensweisen von Menschen besser einzuschätzen. In Bezug auf unsere Mitarbeiter haben wir unterschiedliche Herangehensweisen. Ich bin es gewohnt, dass Arbeit und Gehalt in einem klaren Verhältnis stehen – wer seinen Lohn bekommt, sollte auch entsprechend arbeiten. Max hingegen gehört einer anderen Generation an und ist bereit, den Mitarbeitern mehr Freiheiten und
Spielräume zu geben, was ich begrüße.

Er hat zudem eigene Projekte außerhalb der Kanzlei erfolgreich umgesetzt. Er arbeitet dort neben seiner Tätigkeit in der Kanzlei, was für ihn eine wichtige Ergänzung darstellt. Ich finde es großartig, dass er sich diese Möglichkeiten geschaffen hat und dabei erfolgreich ist. Es zeigt, dass er flexibel und unternehmerisch denkt.

Gibt es Dinge, bei denen Sie eher die „klassische“ Herangehensweise bevorzugen?

Ja, definitiv. Unsere Mandanten sind sehr unterschiedlich – einige kommen mit 25 Jahren zu uns, andere mit 70. Viele von ihnen suchen händeringend nach Hilfe und sind froh, jemanden gefunden zu haben, der sie unterstützt. In solchen Fällen ziehe ich es vor, mich mit ihnen an den Tisch zu setzen und ein persönliches Gespräch zu führen, statt alles über EDV abzuwickeln. Wir notieren dann einige wichtige Punkte und besprechen die weiteren Schritte gemeinsam. Diese direkte und persönliche Herangehensweise führt oft zu einer großen Zufriedenheit bei den Mandanten.

Ich achte auch darauf, dass meine Mitarbeiter den individuellen Bedürfnissen unserer Mandanten gerecht werden. Es ist nicht selbstverständlich, dass ein 75-Jähriger problemlos per E-Mail kommunizieren kann. Da ist es wichtig, konventionelle Methoden zu nutzen und Vertrauen aufzubauen. Ich versichere den Mandanten, dass
wir sie unterstützen und ihnen Schritt für Schritt helfen. Wir nehmen ihnen Aufgaben ab, klären, was sie mitbringen sollen und geben ihnen Hilfestellungen. Diese persönliche Betreuung schätzen unsere Mandanten sehr und zeigen oft große Dankbarkeit.

Manchmal kommen Fragen auf, wie lange ich selbst noch da sein werde, um sie zu unterstützen. Ich versichere ihnen dann, dass die Kanzlei weitergeführt wird, auch wenn ich selbst irgendwann nicht mehr da bin und dass sie in guten Händen sind. Der Aufbau einer Vertrauensbasis ist für mich in diesen Fällen essenziell.

Anders ist es bei den jüngeren Mandanten. Sie legen weniger Wert auf persönlichen Kontakt. Sie wollen einfach, dass die Arbeit erledigt wird, ohne viel darüber sprechen zu müssen. Für sie geht es oft nur darum, einen Auftrag zu erteilen und dann das fertige Ergebnis zu erhalten.

Was sind für Sie die größten Meilensteine in der Geschichte der Kanzlei?

Ein wichtiger Meilenstein waren die Kanzleiräumlichkeiten. Ich begann in den Räumen einer ehemaligen Zahnarztpraxis, die wir umgebaut hatten und anmieteten. Später sind wir dann in eine Villa an der Hauptstraße umgezogen, die meine damalige Lebensgefährtin entdeckt hatte. Sie meinte, die Villa stünde zur Vermietung und so haben wir uns entschieden, dort einzuziehen.

Der entscheidende Wendepunkt kam dann im Jahr 2003, also etwa 19 Jahre nach der Gründung. Mir wurde klar, dass es an der Zeit war, etwas Eigenes zu bauen, anstatt immer wieder in größere Praxisräume umzuziehen – zuerst mit vier Zimmern, dann mit sechs und schließlich mit zehn. Ich wollte eine dauerhafte Lösung schaffen und habe daher beschlossen, ein eigenes Kanzleigebäude zu bauen. Das war ein großer Meilenstein für uns.

Besonders wichtig war mir, dass die neuen Räumlichkeiten schön und einladend sind – offene, helle Räume mit einer großzügigen Gestaltung. Es sollte ein Ort sein, an dem sich auch die Mitarbeiter wohlfühlen. Dazu gehören ausreichend Parkplätze, eine Möglichkeit für Mahlzeiten und sogar ein Garten. Das eigene Kanzleigebäude war wirklich ein bedeutender Schritt in unserer Entwicklung.

Ein weiterer Meilenstein steht jetzt an: das nächste Kanzleigebäude. Auch hier wollen wir wieder einen Schritt nach vorne machen und uns weiter verbessern.

Sie haben den Sprung von analog zu digital gemeistert – was war die größte Umstellung?

Ehrlich gesagt, war das für mich keine große Umstellung. Der Wechsel zum E-Mail-Verkehr kam und ich habe von Anfang an mitgemacht. Ich habe darauf geachtet, dass auch die Mitarbeiter, insbesondere die Sekretärinnen, sich daran gewöhnen. Die Notwendigkeit für klassisches Sekretariat hat abgenommen, da man viele Dinge selbst formulieren und verschicken kann.

Ich finde es großartig, weil ich nicht gerne telefoniere. Schriftliche Kommunikation hat den Vorteil, dass ich immer ein Dokument habe, auf das ich zurückgreifen kann. Ich weiß genau, was gesagt wurde und es ist alles festgehalten. Früher haben wir viel mehr telefoniert, was oft störend war. Jetzt läuft fast alles per E-Mail und ich kann die Anfragen in Ruhe abarbeiten, ohne ständig unterbrochen zu werden. Das hat den Arbeitsalltag für mich deutlich erleichtert.

Was war das spannendste Mandat, das Sie je betreut haben?

Das spannendste Mandat war definitiv die Firma Würzburger. Der Inhaber, Wolfgang Würzburger und ich verstehen uns gut, aber wir fordern uns auch immer wieder gegenseitig heraus – es ist ein ständiger Wettbewerb, wer besser ist. Ich bemühe mich stets, unsere Leistungen auf einem hohen Niveau zu halten und ihn damit zu überraschen. Deshalb war dieses Mandat für mich das interessanteste und aufbauendste.

Es gibt zwar andere große Mandate, aber zu diesem besteht eine persönliche Verbindung. Ich erinnere mich an eine Veranstaltung, bei der Herr Würzburger vor meinen Mitarbeitern und Mandanten gesagt hat: „Ich weiß nicht, wie lange ich mir die Kanzlei noch leisten kann.“ Doch er fügte hinzu: „Aber ich muss auch überlegen, ob ich es mir leisten kann, auf die Kanzlei zu verzichten.“ Das war ein sehr weiser Kommentar, der zeigte, wie sehr er unsere Arbeit schätzt. Er weiß, dass er bei uns eine ausgezeichnete Leistung bekommt und er ist sich der Unterschiede zu anderen Beratern bewusst.

Das liegt auch daran, dass er im Aufsichtsrat der Sparkasse im Markgräflerland tätig ist. Dort hat er Einblick in die Arbeit anderer Berater, etwa in den Kreditausschüssen, wo manche Bilanzen durchaus haarsträubend sind. Unsere Kanzlei hat sich dort einen hervorragenden Ruf erarbeitet, sowohl in Bezug auf die Qualität unserer Arbeit als auch auf die Schnelligkeit. Wir gelten als Berater Nummer eins und werden von der Sparkasse entsprechend weiterempfohlen. Dieses Mandat läuft nun schon seit etwa 30 Jahren und ist für mich ein besonderes Kapitel in der Geschichte der Kanzlei.

Max, du bist quasi in die Kanzlei hineingeboren – was war dein erster Job als kleiner Junge hier im Büro?

Mein erster Job war einfach und simpel: samstags im Keller Papier schreddern, zwei bis drei Stunden lang, für 2 Euro. Das war mein erster Verdienst. Später, etwa mit 13 oder 14, kam mein erstes Schulpraktikum, gefolgt von weiteren Praktika in den Ferien.

So bin ich Stück für Stück in die Buchhaltung und Steuererklärungen hineingewachsen und habe diese Aufgaben dann auch selbst übernommen. Andere steigen vielleicht vom Tellerwäscher zum Chef auf; bei mir war es der Weg vom „Schredder-Meister“ zum Sachbearbeiter.

Du bist der Ideenbringer in der Kanzlei – welche Idee hast du zuletzt auf den Tisch gebracht, die alle begeistert hat?

Es ist immer schwierig, da es immer Stimmen gibt, die etwas negativ sehen. Ich denke jedoch, dass die wichtigste Veränderung, die ich eingeführt habe, 2020 die Einführung unserer TAXO-App war. Diese digitale Plattform ermöglicht es Mandanten, Belege für private Steuererklärungen hochzuladen, was die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessert. Zusätzlich habe ich Initiativen wie Pro-Check und das Qualitätsmanagement aktiv eingeführt und gepflegt, um sicherzustellen, dass jemand die Checklisten und Prozesse im Blick behält.

Dennoch würde ich sagen, dass der wichtigste Schritt die TAXO-App war und dass ich in den letzten drei Jahren viele Mandanten erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen konnte. Die Vorteile der TAXO-App sind: Der kurze Kommunikationsweg über das Portal ermöglicht eine schnelle und effiziente Kommunikation. Die durchgeführten Interviews sorgen für eine gute Informationslage, sodass wir umfassend beraten und alle relevanten Aspekte berücksichtigen können. Digitale Belege lassen sich reibungslos verarbeiten und in die entsprechenden Felder der Steuererklärung einfügen, sodass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Welches digitale Tool möchtest du nie wieder missen?

Mein gesamtes Wissen ist in OneNote und Meistertask gespeichert. Wenn diese beiden Anwendungen wegfallen würden, hätte ich ein großes Problem. Dort ist alles dokumentiert. In diesen Programmen sind alle Informationen
der letzten fünf Jahre gespeichert.

Agiles Arbeiten in einer Steuerkanzlei – klingt spannend, aber wie setzt du das konkret um?

Im Grunde ist es ganz einfach: Man muss sich die Zeit und das Bewusstsein nehmen, die Prozesse zu prüfen und mit den Leuten zu sprechen. Dabei merkt man schnell, wo es hakt. Wichtig ist, dass die Leute offen erzählen, wo es Probleme gibt und dann kann man gemeinsam Lösungen finden. So war es schon immer. Beispielsweise: Wenn Mandantenformulare handschriftlich ausgefüllt wurden und die Schrift unleserlich war, war die einfache Lösung, die Erfassung digital zu machen – so ist alles lesbar. Oder wenn es immer dieselben Rückfragen zur Steuererklärung gab, haben wir Erläuterungsschreiben erstellt.

Das Muster zieht sich durch alle Bereiche: Belege kamen unsortiert im Pendelordner an, also haben wir die digitale Buchhaltung eingeführt, was beiden Seiten Zeit spart. DATEV Controlling reichte nicht aus, also haben wir nach Software gesucht und mit Kontool eine passende Lösung gefunden. Letztlich geht es darum, aufmerksam zu sein, genau hinzuhören, die richtigen Fragen zu stellen und dann eine Lösung zu entwickeln.

Gibt es Hemmschwellen, wenn Mitarbeiter Themen ansprechen, die nicht so gut funktionieren?

Eigentlich nicht, denn die Mitarbeiter wissen, dass sie eine Lösung bekommen. Sie wissen auch, dass diese Lösung dokumentiert und weitergegeben wird. Wenn es etwas ist, das alle betrifft, wird es entweder in einer Kanzleibesprechung angesprochen oder direkt in unser Wiki-Dokument, Taxo Insights, eingetragen.

Zukünftig planen wir einen interaktiven Fragenkatalog: Fragen, die auftauchen, werden eingetragen und einmal im Monat entscheiden wir in der Besprechung, ob sie für alle
relevant sind und dann ebenfalls in Taxo Insights dokumentiert werden.

Mit welchen Argumenten überzeugst du Mitarbeiter, bei neuen, agilen Methoden mitzumachen?

Wichtig ist zunächst, aufzuzeigen, wie Prozesse verbessert werden können, wo Zeit gespart wird und warum diese Einsparungen sinnvoll sind. Viele Mitarbeiter sind außerdem froh, weniger Papier zu nutzen, da E-Mails sich einfacher sortieren und filtern lassen. Die Nutzung von Schnittstellen reduziert zudem automatisch den Zeitaufwand, wodurch mehr Mandanten betreut werden können. Letztlich sind alle Seiten zufriedener.

Ein Beispiel: Wenn das Problem darin besteht, dass Signaturen nicht schnell genug zurückkommen, ist die Lösung die digitale Signatur. Mit einer automatisierten Erinnerung und schnelleren Bearbeitungsmöglichkeiten reduziert sich die Rücklaufzeit erheblich und so haben alle die Vorteile der digitalen Signatur schnell erkannt.

Die Umsetzung erfolgt Stück für Stück und bei der großen Nachfrage muss stets ein Zeitgewinn erzielt werden – dabei darf die Qualität jedoch nie leiden, denn ohne Qualität funktioniert es nicht.

Was war dein größter „Aha-Moment“ in der Zusammenarbeit mit deinem Vater?

Dass ich ihn brauche. Die Möglichkeit, über fünf Jahre hinweg „freie Hand zu haben“, hat die Kanzlei sowohl menschlich als auch wirtschaftlich enorm nach vorne gebracht. Unser „Baum der Veränderung“, den wir gemeinsam mit Frank angestoßen haben, haben sowohl die Budgetgrenzen als auch die Qualitätsstandards weit übertroffen.
Damals waren die Aussichten viel zu niedrig kalkuliert. Gleichzeitig hat sich die Kanzlei qualitativ in der Außenwirkung stark verbessert: Die Mitarbeiter sind besser geschult, die Prozesse sind sauberer und laut unserer Umfrage sind die Mitarbeiter zufriedener.

Das hätte jedoch nicht funktioniert, wenn er mir nicht in den meisten Fällen freie Hand und die nötigen finanziellen Mittel gegeben hätte, um die notwendigen Investitionen zu tätigen – das waren durchaus erhebliche Summen. Wenn ich mal nicht weiterkomme, kann ich immer auf ihn zählen und deshalb habe ich in Outlook sogar einen Ordner „Gelernt von Papa“, wo ich alles notiere, auf das ich später zurückgreifen kann.

Sein Wissen geht weit über Steuern hinaus. Er gibt Anweisungen an den Notar, wenn es um Grundstücke und Grundbücher geht und weist auch den Rechtsanwalt auf Fehler im Vertrag hin. Sein Wissen umfasst nicht nur steuerliche Themen, sondern auch Bankwesen.

Was macht dir bei der Arbeit am meisten Spaß – die Strategieplanung, das Mitarbeitercoaching oder doch das Tagesgeschäft?

Wenn ich es mir aussuchen könnte, macht mir die Strategieplanung am meisten Spaß. Am liebsten stoße ich Projekte an, lasse sie dann von anderen umsetzen und übernehme die Überwachung – so kann ich sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden, wir Fortschritte machen und alle ein gutes Gleichgewicht zwischen
Tagesgeschäft und Projektentwicklung haben.

Danach kommt auf jeden Fall das Mitarbeitercoaching, was ja eigentlich Hand in Hand mit der Strategieplanung geht. Ich gehe herum, spreche mit den Leuten, erfahre, was sie beschäftigt, was sie mehr oder weniger gerne machen würden.

Als dritten Punkt würde ich den Vertrieb und die Gewinnung neuer Mandanten nennen und an letzter Stelle steht für mich das Tagesgeschäft. Das finde ich einfach zu eintönig – ich kann nicht jeden Tag nur Buchhaltung und Steuererklärungen machen. Ich brauche mehr Abwechslung und Möglichkeiten, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Gibt es Momente, in denen du das „traditionelle“ Steuerberaterbild komplett umkrempeln möchtest?

Also, das Gesetz kann ich nicht ansprechen – es ist einfach zu viel. Ein wichtiger Punkt, den ich von meinem Vater und auch von Frank Müller gelernt habe, ist die unternehmerische Haltung in der Steuerkanzlei. Sie sind nicht nur Steuerberater, sondern auch Unternehmer. Das macht einen großen Unterschied und ich denke,
unsere Steuertätigkeiten sind dadurch auf einem besonders hohen Niveau.

Das Wichtigste ist, die Branche nicht komplett umzukrempeln, aber Steuerberatern bewusst zu machen, dass sie auch Unternehmer sind. Das bedeutet, dass sie an ihrem Unternehmen arbeiten sollten und nicht nur im Unternehmen. Viele Steuerberater versinken im Tagesgeschäft, weil sie ausschließlich damit beschäftigt sind und dann keine Zeit für die Weiterentwicklung der Prozesse, Mitarbeiter oder
Schulungen haben.

Es gibt Kanzleien, in denen der Steuerberater zu 0 % im Tagesgeschäft arbeitet und genau das ist der Unterschied. Oft hört man: „Ich habe keine Zeit, am Unternehmen zu arbeiten.“ Doch manchmal muss man Konsequenzen ziehen, das Tagesgeschäft reduzieren und neu aufbauen. Leider trauen sich das nur die wenigsten.

Wenn du einen Zauberstab hättest, was würdest du sofort in der Kanzlei ändern?

Eigentlich gibt es nichts, was ich sofort ändern würde – außer vielleicht ein größeres Gebäude. Der zweite Punkt ist meine Ungeduld. Ich würde die nächsten 2–3 Jahre gern schon erleben oder fast überspringen, um zu sehen, wie alles funktioniert, wenn die Meistertask-Checkliste leer ist und alle gebrieft sind. Dann läuft es richtig rund: Jede Anfrage wird direkt bearbeitet, alle wissen, was zu tun ist und wie mit Fehlern oder Lob umgegangen wird.

Die kommenden Jahre werden spannend, mit vielen neuen Herausforderungen. Aber im Grunde habe ich nur einen großen Wunsch: dass mein Vater etwas jünger wäre und wir noch länger zusammenarbeiten könnten.

Du bist als Frohnatur bekannt – wie schaffst du es, auch in stressigen Phasen die gute Laune zu bewahren?

Man sieht mir wahrscheinlich an, wenn ich gestresst bin, aber ich reagiere trotzdem nie negativ auf andere, sondern bleibe auf Kurs. Mir ist klar, wie wichtig es ist, freundlich zu bleiben – damit erreicht man oft viel. Eine gewisse Gelassenheit habe ich mittlerweile, weil ich weiß, dass das Unternehmen gut funktioniert, die Mitarbeiter zufrieden sind und wir mit der richtigen Einstellung den Bestand halten können.

Ich muss sagen, dass das Fundament in den letzten fünf Jahren aus meiner Sicht deutlich besser geworden ist. Jetzt bin ich an dem Punkt, wo ich denke, dass das Wichtigste bereits erledigt ist und wir den Kern gelegt haben – jetzt können wir weiter aufbauen.

Welche zukünftigen Trends siehst du für die Steuerberatung und wie bereitest du die Kanzlei darauf vor?

Ein klarer Trend wird sicherlich die KI in der Buchhaltung sein. Ich gehe stark davon aus, dass die Buchhaltung in den nächsten zehn Jahren automatisiert wird, was bedeutet, dass wir in diesem Bereich an Auftragsvolumen verlieren oder dass sich die Tätigkeit verändern wird. Die erste Strategie ist daher, unsere internen Prozesse so zu optimieren, dass wir als einer der besten Anbieter auf dem Markt die KI-gestützte Buchhaltung effizient abwickeln können.

Gleichzeitig wollen wir die freigewordene Zeit nutzen, indem sich unsere Mitarbeiter auf Spezialgebiete konzentrieren und die Beratungsleistungen verstärken. Die angehenden Steuerberater bei uns sollen sich ein Fachgebiet aussuchen, das ihnen Freude macht. So kann ich im Neumandantenvertrieb oder in der Beratung den
Rahmen abstecken und die Mandanten gezielt an die richtigen Spezialistenweiterleiten.

Die wichtigsten Themenfelder sind derzeit BWL-Beratung, Nachfolgeberatung mit vorweggenommener Erbfolge sowie Immobiliengesellschaften – das sind unsere drei Hauptpfeiler. Je nach Interesse können wir auch in weiteren Bereichen aufbauen, wie etwa im Erbrecht oder der Testamentsvollstreckung.

Was wäre das absolute No-Go, wenn du dir dein eigenes Steuerberater-Outfit entwerfen müsstest, erkläre warum Du das im Kleiderschrank hängen lässt?

Nein, ich bin absolut kein Fan von kurzärmligen Hemden und trage sie nie ohne Jackett. Jedes kurzärmelige Hemd würde also ungenutzt im Schrank hängen – ich ziehe sie einfach nicht an.

Wenn du ein Buch über die Kanzlei schreiben würdest, welchen Titel hätte es?

Entweder würde ich einen Leitspruch wählen wie „Einfach machen. Gemeinsam.“ – auch wenn er vielleicht nicht perfekt ist, da er schon bei der „Seven“ verwendet wird, trifft er es doch ziemlich gut. Das passt besonders, weil wir inzwischen eine solide Basis aufgebaut haben. „Meine Kanzlei“ würde ich ebenfalls passend finden, vor allem in Kombination mit unserem Logo, denn die Identifikation mit der Kanzlei ist mir wichtig.

Ich finde es großartig, wenn Leute unseren Bus sehen und sagen: „Das ist meine Kanzlei, die empfehle ich.“ Auch die Mitarbeiter sollen ein Gefühl von Zugehörigkeit haben und stolz darauf sein, Teil der Kanzlei zu sein, weil das Image des Steuerberaters nicht immer das beste ist. Mein Ziel ist, dass jeder Fall, der zu uns kommt, entsprechend unserer Prozesse bearbeitet wird und die Mandanten zufrieden sind und wissen, wofür sie uns bezahlen.

„Einfach machen. Gemeinsam.“ und „Meine Kanzlei“ – das wären wohl die beiden Titel, die ich wählen würde – oder „Menschen folgen Menschen“. Ich habe festgestellt, dass wir alle das nötige Fachwissen haben, aber wie man dieses Wissen vermittelt – mit welcher Ausstrahlung und Euphorie – ist letztendlich viel wichtiger.

Welches Emoji beschreibt deinen Tag am besten, wenn mal wieder die Steuerfristen nahen?

Entweder die unterstrichene „100“, weil ich immer auf 100 % arbeite, oder das Schlafsymbol, da es oft an Schlaf mangelt. Gestern war zum Beispiel Abgabefrist und ich war erst um 22:30 Uhr zuhause. Das ist ein gesetzter Tag – alle Fristen aller Fibu- Mitarbeiter überprüfen, ob etwas liegen geblieben ist. Tatsächlich war eine Fibu offen geblieben, die nicht übermittelt wurde und das habe ich dann abends noch erledigt. Aber ich denke, die „100“ trifft es am besten.

Haben Sie einen Ratschlag für junge Steuerberater, die gerade ihre Karriere starten?

Es ist schwierig, allgemeingültige Ratschläge zu geben, weil jeder Steuerberater unterschiedlich arbeitet und auch unterschiedliche Stärken hat. Manche führen ihre Kanzlei sehr akribisch und streng strukturiert, während ich eher einen praktischen Ansatz bevorzuge. Dennoch gibt es einige grundsätzliche Dinge, die junge Berater beachten sollten.

Erstens sollte ein junger Steuerberater erkennen, was für den Erfolg notwendig ist und diese Dinge auch konsequent umsetzen. Dazu gehören Freundlichkeit und der Aufbau einer guten Beziehung zu den Mandanten, ebenso wie die Fähigkeit, sein Fachwissen überzeugend zu präsentieren. Gleichzeitig ist es wichtig, die Arbeit fristgerecht zu erledigen, stets erreichbar zu sein und Vertrauen bei den Mandanten aufzubauen. Glaubwürdigkeit ist dabei entscheidend.

Es wäre ideal, wenn junge Steuerberater bereits Erfahrungen in mehreren Kanzleien gesammelt haben, bevor sie sich selbstständig machen. Wenn sie das Glück haben, in einer gut geführten Kanzlei zu arbeiten, können sie viel lernen und wertvolle Einblicke gewinnen. Für meinen Sohn Max, der ebenfalls den Steuerberater als Ziel hat und später auch die Prüfung als Wirtschaftsprüfer ablegen möchte, wäre es beispielsweise sinnvoll, für eine gewisse Zeit in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu arbeiten. Der Blick über den eigenen Tellerrand hinaus bietet wertvolle Erfahrungen und neue Perspektiven.

Leider gibt es im Bereich der Steuerberater keine standardisierten Programme, die jungen Beratern verschiedene Praxismodelle näherbringen – anders als bei Fachärzten, die in unterschiedlichen Fachrichtungen ausgebildet werden. Es wäre jedoch sehr hilfreich, wenn junge Steuerberater in zwei oder drei verschiedenen Kanzleien gearbeitet hätten, um herauszufinden, welches Modell am besten zu ihnen passt. Kanzleien werden auf sehr unterschiedliche Weise geführt und es ist wichtig, das richtige Modell für sich zu finden.

Man muss nicht immer alles neu erfinden. Es ist absolut legitim, erfolgreiche Konzepte zu übernehmen und von den Fehlern anderer zu lernen, um selbst bessere Ergebnisse zu erzielen und unnötige Kosten zu vermeiden.

Gibt es eine alte Steuerregelung, die Sie manchmal vermissen, weil sie irgendwie „einfacher“ war?

Was früher einfacher war, ist weniger eine Steuerregelung als die Art der Zusammenarbeit mit den Behörden – und das gilt vor allem bis zum Jahrtausendwechsel. Damals hatte man beim Finanzamt feste Ansprechpartner, man kannte sich persönlich und konnte schnell mal jemanden anrufen. Es herrschte ein Vertrauensverhältnis und man konnte vieles über den kurzen Dienstweg regeln.

Heute ist das leider ganz anders. Es ist kaum möglich, jemanden direkt beim Namen zu erreichen und die persönliche Beziehung zu den Mitarbeitern ist verloren gegangen. Die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und auch mit der Stadtverwaltung war früher viel unkomplizierter, weil sie auf gegenseitigem Vertrauen und persönlichem Kontakt basierte. Heute ist der Prozess deutlich mühsamer und unpersönlicher geworden.

Wie sehen Sie die Zukunft der Kanzlei – gibt es neue Ziele, die Sie anstreben?

Neue Ziele strebe ich persönlich nicht mehr an – diese liegen jetzt bei Max. Ich sehe jedoch, dass sich das Fachliche stark verändern wird. Künstliche Intelligenz wird viele Routineaufgaben übernehmen, das ist unausweichlich. Aus diesem Grund bilden wir unsere Mitarbeiter gezielt weiter, damit sie in der Lage sind, anspruchsvollere Aufgaben zu übernehmen und qualifizierte Beratungsleistungen zu erbringen.

Die Veränderungen, die in den nächsten zwanzig Jahren auf uns zukommen, sind schwer vorherzusehen, sowohl für Sie als auch für mich. Es wird jedoch sicher einiges anders werden und man muss sich flexibel anpassen. Es wird darauf ankommen, neue Technologien zu integrieren und die passenden Mitarbeiter zu finden, die diese Neuerungen umsetzen können. Möglicherweise wird die Kanzleiarbeit in Zukunft ganz anders aussehen, als wir sie heute kennen.

Ich begrüße diese Veränderungen, denn sie werden dazu führen, dass gewisse repetitive Aufgaben wegfallen und mehr Raum für qualifizierte Tätigkeiten entsteht. Gleichzeitig wird sich die Zahl der Kanzleien verringern, da nicht alle gut genug aufgestellt sind, um die zukünftigen Anforderungen zu erfüllen. Kanzleien, die es nicht schaffen, sich weiterzuentwickeln und qualifizierte Mitarbeiter zu halten, werden es schwer haben.

Für Max ist es entscheidend, dass er eine fundierte Ausbildung hat und ein gutes Verhältnis zu den Mitarbeitern pflegt. Wissen wird der Schlüssel zur Zukunft sein. Nur durch kontinuierliche Weiterbildung und Anpassungsfähigkeit kann die Kanzlei langfristig erfolgreich bleiben.

Was war der merkwürdigste Gegenstand, den ein Mandant als steuerlich absetzbar erklären wollte?

Da gab es tatsächlich einen Fall, der herausstach: Ein Mandant von mir, ein Musiker, wollte einen Ferrari als steuerlich absetzbaren Geschäftswagen geltend machen. Das war natürlich schwierig, dem Finanzamt zu erklären, aber letztendlich haben wir es doch geschafft, ihn abzuschreiben. Man muss wissen, dass solche Dinge früher einfacher zu handhaben waren als heute.

Heute begegnen wir bei Finanzbeamten häufig einer gewissen Voreingenommenheit, die sich manchmal wie Neid anfühlt. Wenn allein schon der Begriff „Ferrari“ auftaucht, stößt man schnell auf Widerstand, nach dem Motto: „Warum braucht er das? Ich habe auch keinen Ferrari.“ Früher war das anders; es war normal, dass Unternehmer oder Chefs teurere Autos wie Mercedes fuhren und das wurde einfach akzeptiert – auch von den Betriebsprüfern.

Heutzutage vergleichen sich Finanzbeamte oft mit den Steuerpflichtigen und es gibt eine zunehmende Tendenz zur Missgunst, die auch politisch geschürt wird. Man hört oft den Satz, dass „die Reichen mehr bezahlen sollen.“ Dieser Trend hat auch bei den Finanzbehörden Einzug gehalten, was es schwieriger macht, bestimmte Ausgaben steuerlich abzusetzen.

Solange Leistung und Arbeit nicht angemessen wertgeschätzt werden, wird dieser Neid bestehen bleiben. Das ist eine Entwicklung, die sich so schnell nicht ändern wird.

Gibt es eine Redewendung oder einen Spruch, den Sie immer wieder verwenden, um Mandanten die Steuern zu erklären?

Nein, so einen festen Spruch habe ich nicht. Steuerlich verwende ich keine bestimmten Redewendungen. Aber menschlich kann ich meinen Mandanten immer Mut zusprechen und ihnen raten, Chancen zu nutzen. Ich sage ihnen, dass sie jede Gelegenheit ergreifen sollten, sofern sie ein kalkuliertes Risiko eingehen, das sie gut abschätzen können.

Ich ermutige sie stets, voranzugehen, zu wachsen und zu investieren. Es ist wichtig, dass sie sich weiterentwickeln. Das versuche ich meinen Mandanten klarzumachen, aber einen speziellen Spruch für steuerliche Themen habe ich nicht.

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